ISO45001-2018(24)记录控制程序.docxVIP

记录控制程序 3 2 1 0 修订号 描述 编制/日期 审核/日期 批准/日期 1目的 对记录进行控制，确保记录的真实、有效、完整、规范和可追溯性，为产品质量符合规定要求、环境绩效得到改善、职业健康安全风险得到持续有效控制和体系有效运行提供客观证据。 2适用范围 适用于本公司管理体系运行中记录的管理。 3职责 3.1认证办负责全公司记录表式的审查备案。 3.2档案室负贵规定各种记录的保存期，并负责管理体系综合性记录的管理。 3.3各部门负责本部门业务范围内记录的管理。 3.4各部门负责人负责本部门记录的审批。 4工作程序 4.1记录表式的设置、审批 4.1.1凡管理体系中有要求的，都要编制记录。各部门根据需要记录的内容和实际情况，设计记录表格式，并按《管理体系文件编写导则》要求进行编 4.1.2本部门使用的表格，由本部门负责人批准；涉及其它部门或属全公司使用的表格，执行《文件控制程序》的规定。记录表式报认证办备案，建立《记录淸单》。 4.1.3记录表式栏目需要修改、增加或删除时，须按4.1.2重新进行审批，并报认证办备案。 4.1.4记录可以是文字和媒体多种形式。 4.2记录主要有： 4.2.1质量检验记录： a)质量检验记录； b)计量检测设备检定/校准记录； c)设备验收及检修记录； d)锅容管特检验记录； e)其他检验记录。 4.2.2试验记录： a)工艺试验记录； b)其他试验记录。 4.2.3环境记录主要包括： a)环保设施运行记录； b)环境监测记录； c)环保检查情况记录； d)环境投诉和处理记录。 4.2.4职业健康安全记录主要包括： a)员工职业健康档案； b)社会保险记录;? c)劳保用品发放记录； d)厂内机动车安全行驶记录； e)厂外机动车安全行驶记录。 4.2.5体系运行活动记录主要包括： a)日常管理记录； b)内审和管理评审记录； c)培训记录； d)不合格管理记录。 4.3记录填写要求 4.3.1归档到档案室的记录必须用碳素墨水和黑色水性笔书写，其他类记录可用钢笔或圆珠笔书写。 4.3.2填写记录要严格按表格（图）要求，应确保内容真实，记录及时、准确、清晰、工整，便于分析，记录人须注明日期并签全名，记录上如有空格应记“/”斜划，或作文字说明，以区别漏填。 4.3.3记录填写后，不得随意涂改，属于填写错误的，只准划改，重要记录要注明划改人姓名。 4.4原始记录收集、标识和编目 4.4.1各部门指定专（兼）职人员定期收集记录，按记录名称统一进行标识，按U期顺序编目后装订成册，装订要整齐牢固，且有封面和封底，在封面标明记录名称、保管期限、编号和日期。 4.4.2所有记录的收集可按月、季、半年、年进行，必要时可随时收集。 4.5记录归档、贮存的管理 4.5.1各部门记录归档、贮存的管理 a)记录必须按类別、编号或日期顺序存放，以便查找。 b)存放记录的环境要适宜，做到防潮、防污、防火、防盗、防鼠，避免损坏、变质、丢失。 c)各部门按《文件资料归档范围规定》管理本部门的记录。 d)各部门按《保密管理规定》进行记录的保密管理。 4.5.2档案室记录归档、贮存的管理按《档案库房管理制度》执行。 4.5.3档案室按《文件资料归档范围规定》确定各类记录的保存期。贮存期内的记录要齐全、完整、便于存取。对各类记录要按规定的保存期认真保管爱护，不得随便撕毁丟失。 4.5.4装订成册的记录，由保管人员建立台帐归档，台帐标明每册编号、名称和保管期限。归档范围按《文件资料归档范围规定》执行。 4.5.5记录保存期满后，保管部门要按《档案鉴定与销毁制度》的规定处理过期记录。 4.6记录的借（查）阅 4.6.1借用记录时，借用人员必须先按《档案查阅、借用复制管理制度》办理借用手续，并及时归还；交还时，保管人员当面查对，确认完整无误，方可接收，存放原处。借用记录要妥善保管，不得涂改、毁坏、丢失。 4.6.2合同有要求时，客户可凭合同由营销部向有关部门办理手续方能查阅相关的记录。 4.6.3当相关方对环境有投诉需要查阅环境记录时，安全环保部办理手续，查阅环境记录。 5相关/支持性文件 5.1《管理体系文件编写导则》 5.2《档案查阅、借用复制管理制度》 5.3《文件资料归档范围规定》 5.4《档案鉴定与销毁制度》 5.5《档案库房管理制度》 5.6《保密管理规定》 6相关记录 6.1《记录清单》 6.2《文书档案（资料）交接清单》 6.3《资料分发登记簿》 6.4《文书档案借阅登记簿》 6.5《科技档案借阅登记簿》 6.6《外文档案借阅登记簿》 6.7《科技档案案卷去向登记薄》 6.8《记录销毁登记表》