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办公自动化系统管理办法 第一章总则 第一条 为了有效地配合集团办公自动化系统（以下简称：XXX-OA 系统）的运用，推进集团信息化建设，从而有效地利用XXX-OA实现 办公“流程电子化、制度规范化、工作协同化、管理精细化”目标， 提高办公效率、提高信息综合利用、实现资源共享、提高企业管理水 平，特制订本管理办法。 第二条木办法适用于XXX-OA系统的管理（包括集团本部和各级公 司）o 致远 OA： www. ufidaoa? com 第三条集团本部和集团所属各公司必须指定专人作为子机构系统 管理员负责XXX-OA系统在公司的建设、实施和木公司的系统维护。 集团木部和各公司的职能部门必须指定部门信息管理员，负责木部门 的用户及权限、岗位、流程模板设定，部门文档权限（授权）的设置, 负责木部门的操作人员的指导、咨询和培训，对本部门的信息安全负 有保密的责任和义务，不得向任何无关人员泄露信息内容。 第四条 系统内包含集团高度机密文件，用户应有良好的安全意识。 应定期修改用户密码，并不得转借他人使用。 第五条 除个人文件外，用户不得随意修改和删除协同管理内文件。 如文件作废或删除，必须征得部门负责人的同意。 第六条 XXX-OA系统用户对集团信息安全负有保密的责任和义 务，不得随意设置权限，共享信息给无关人员，不得无故下载文件， 更不能向公司外人员泄漏公司机密。 第七条 XXX-OA的主要功能包括： ?内部邮件管理 ?文档管理 ?流程管理 ?工作联络书 ?信息发布和交流 其中内部邮件管理、工作联络书、流程管理是XXX-OA的核 心业务。全集团办公人员可以利用XXX-OA进行日常办公、公文 审批、文件共享、知识共享，促进办公人员之间的交流和协作 第二章办公自动化系统的约定 第八条 集团办公自动化系统（简称XXX-OA）包括集团电子流程应用 系统和电子邮件管理系统两个子系统。 第九条第一次使用XXX-OA系统前，先联系本单位系统管理员，在用 户自己使用的计算机上进行host文件设置后，方可使用。 第十条XXX-OA系统的用户命名规则:XXX-OA用户名为用户汉语全名。 如：集团本部XX,其登录XXX-OA系统的用户名为：XXo 姓名匝复的情况依照如下规则解决： 重名者为不同公司的，则在名字后面加公司名称；女口，集团 本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX 在XXX-OA屮的用户名为：XX （集团本部）；商业公司的XX 在XXX-OA系统屮的用户名为：XX （商业） 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全名 作为XXX-OA系统的用户名，其余的人以在系统中注册的先 后秩序在汉语全名后加01、02等序号。女II：集团本部分别 有两个员工姓名为XX,则职务高者在XXX-OA中的用户名为 XX；后者在XXX-OA系统中的用户名为：XX01 具体每个人在系统中的用户名，请以本公司或部门的信息管理员 确定为准。 第十一条集团电子流程应用系统应用于集团本部和集团所有下级 公司,登录地址：http://oa.XXX.com/；用户名：用户自己汉字姓名 或系统管理员分配的用户名；首次登录系统的密码各用 户第一次进入系统后请修改用户密码。 第十二条外部电子邮件管理系统应用于全集团，各用户可登陆 http://niaiLXXXXX?cn进行邮件的收发和管理，电子邮件系统使用 的域名为：XXXXX. cn；电子邮箱的名称为：用户名的全拼@XXXXX. cn, 例如：XX的电子邮箱名称为：XX@XXXXX. cno如果出现电子邮件的姓 名全拼出现重叠，则依照如下规则： 重名者为不同公司的，则在名字汉语后面加公司简称；女口，集团 本部和商业公司均有员工的姓名为：XX；则集团本部的XX的电子 邮件帐号为：xx-jtbb；商业公司XX的电子邮件帐号为：XX-sygs 重名者为如果为同一公司员工，则职务最大者使用汉语全拼作为 电子邮件账号名，其余的人以在系统屮注册的先后秩序在汉语全 拼后加01、02等序号。如：集团本部分别有两个员工姓名为XX, 则职务高者的电子邮件帐号为：XX；后者的电子邮件帐号为：XX01 具体每个人的电子邮件帐号，请以本公司或部门的信息管理员确 定为准。 第十三条 原则上XXX-OA只能在集团范围内的网络环境中使用，如 果因工作需要或出差等需要，可向集团信息管理部申请VPN用户，使 用VPN方式连接Internet后，即可使用XXX-OA系统。 第三章制订流程的规定 第十四条 XXX-OA中的流程分为三类流程：集团流程、公司（集团 本部视为公司）流程和部门流程。凡可能在集团下属多个公司发起使 用的流程都归为集团流程；凡是仅仅在集团下属公司内部（含集团本 部内部）流转，并可能在公司内部多个部门发起使用的流