办公环境管理及领导人日程安排.ppt

办公室日常工作 办公室日常工作的内容 一、办公环境的管理 二、领导日程的安排 三、接打电话与处理邮件 四、印信与保密工作 办公室事务管理的内容 一、办公环境的管理 二、领导日程的安排 三、接打电话与处理邮件 四、印信与保密工作 一、办公环境的管理 办公室环境好坏有什么影响？ 一、办公环境的管理 (一) 内容 环境卫生：干净、整洁 物品摆放：整齐、安全 空间布局：科学、合理 一、办公环境的管理 (二) 意义： 把办公室内部及其周围环境布置的整洁、美观、科学一些，创造一种和谐、舒心的氛围，有益于身体健康，能大大的提高工作效率。 (三) 办公室布置的原则 空间布局合理化：便于工作、利于健康 案例一：《手忙脚乱的秘书小张》 　　　　　　　　　（P177） 　　　记录完毕，小张把这张纸压到了主管的水杯下面。刚在电脑前坐下，经理进来要一份资料，小张又赶忙起身走到资料柜前找资料。不到10分钟，小张已经在屋里转了好几圈，真是够辛苦的。 (三) 办公室布置的原则 空间布局合理化：便于工作、利于健康。 色彩搭配相宜化：减轻疲劳和紧张，提高工作效率。 办公条件优越化：光线合理、隔音好、温湿度适宜、设备齐全。 办公环境艺术化：适当绿化和装饰。 (四)办公室整理工作 领导办公室和接待室整理 秘书办公室整理 (四)办公室整理工作 领导办公室和接待室整理 秘书办公室整理 案例二：《会客室让总经理皱起了眉头》 　　　张红是北京致远电子公司总经理王华生的秘书，今天的客人较多，刚送走两下客人，她就赶快准备明天总经理的发言稿。这时前台秘书打电话，请她下楼带总经理约的客人。经向总经理请示后，她急忙下楼，将客人带到楼下。这时的会客室有一股刺鼻的香烟味道中，烟灰缸里也有很多烟灰与烟头。王总经理进来后，不禁皱起了眉头。 领导办公室和接待室整理 桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘。 时钟是否拨准，并保持走动。 日历上的日期是否准确。 办公室内湿度和湿度是否调到适意的程度。 盆景、挂画的位置是否得体。 花卉是否定期浇水并保持新鲜。 报纸、杂志是否最新的一期。 书架是否归置妥当。 摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 文具、便笺是否补充了。 (四)办公室整理工作 领导办公室和接待室整理 秘书办公室整理 秘书办公室整理 办公桌上手臂所能覆盖的桌子面积，适合摆放与工作有关的物品。 电话机一般安装在左边，其右侧摆放笔和记录纸，便于左手摘机，右手执笔做记录。 电脑一般放在桌子的右侧或电脑桌上。 准备一些敞开的文件夹，以便于存放需要处理的文件、资料等。处理完后应及时放在橱柜里。 把各种笔、胶水、剪刀、回形针印盒等小文具分门别类地装在文具盒内，井然有序地放在抽屉里。还应有一个带锁的抽屉，用来放公章、介绍信、机密文件等。 种类文件柜要分门别类地安放文件、资料和物品，并贴上标识。 储物架上要把容易倾翻的、较重的东西放在下层，小物品放在盒内、贴上标识，再放到高层。 (五)办公环境的安全管理工作 办公室安全隐患 正确处理安全问题 办公室安全隐患 地、天花板、门、窗的隐患，如离开办公室前不锁门。 室内光线、湿度、通道方面的隐患，如光线不足或太刺眼。 办公家具方面的隐患，如电脑键盘过高。 办公设备及操作中的隐患，如电线磨损裸露。 工作中大意造成伤害，如站在带轮子的椅子上举放物品。 工作中大意造成泄密，如将保密文件忘在复印机的玻璃板上。 火灾或消防中的隐患，如乱扔烟头、灭火器前堆放物品、地面上电源线杂乱等。 正确处理安全问题 一、要定期检查； 二、发现隐患，在职责范围内要及时有效地排除； 三、如果发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决； 四、最后，将异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的隐患记录及处理表上。 案例三：《防患于未然》 　　　宏达公司研发部秘书张霞每周都对公办室及所有设备进行一次安全检查、并做好记录工作。 　　　一个月内，她共发现并当场指出或处理的隐患是： 11月3日，请有关人员将交叉拖拽在办公桌之间的电话线、电脑线整理并埋在地毯下，防止绊人。 11月10日，发现本楼层“安全出口”的标识掉落，她立即重新安好。 11月17日，发现新来的小李在复印资料时出现机器卡纸，小李便用手去拽卡住的纸，张霞制止小李的做法，告诉他如何正确处理卡纸。 11月24日，一批计算机到货，送货方准备将货堆在消火栓窗口前，张霞发现，指引他们放在别处。 二、领导工作日程安排 (一)意义 (二)日程表的编制 日程表 长期：一年或半年 中期：季度或一月 短期：一周或一天 专用：会议日程表、旅行日程表、调研日程表等。 某公司2009年度重要活动安排表 某县长3月份工作日程安排 总经理一周工作日程（11月9－15日）