会务筹备方案样板.docxVIP

xxxxxx?工程 xxx?会 会 务 筹 备 方 案 20xx?年?xx?月?xx?日 项目 具体工作事项及内容 责任人 会议确认 确定会议方案（规模、人数） 根据会议各项活动信息编制费用预算，并提报批流程 根据会议议题确定参加会议的单位 拟会议通知 制作邀请函 信息收集 发会议邀请函、会议回执 收集参会单位、人员信息，形成与会人员名单 落实参会人员行程，确定需要接、送人员的航班、车次信息 预订机票、火车票 确定接、送人员信息表 酒店预订 预订酒店，了解各项服务内容及报价，住宿、用餐、会议服 务内容 考察酒店住宿、用餐（自助、宴会厅）、会议室场地情况 签订酒店合同 形成住宿安排表、用餐安排表 会议材料 会议讨论材料 会议指南，书面印刷，参会人员?xx?份/人 会议议程 领导发言稿 答谢词 会议材料目录，参会人员?1?份/人 成立会议筹备组，会务组全体人员参加，集中落实会议前期的各项准备工作。~1~ 成立会议筹备组，会务组全体人员参加，集中落实会议前期的各项准备工作。 ~1~ 为了高效、优质做好本次会议的各项筹备工作，确保?xxxx?工程?xxx?会取得 预期的效果，特编制此会务筹备方案。 一、会务筹备组 组 长：xxx 副组长：xxx、xxx 成 员：xxx、xxx、xxx 二、会议筹备 为了确保会议能够顺利召开，在接到会议通知到会议服务工作开始之前， 项目 具体工作事项及内容 责任人 参会人员签到簿 专家签字表 会议通讯录 场地布置 主会场会标 酒店大厅欢迎牌、主会场指引牌 会场席卡 宴会席卡 分会场指示牌 签到台鲜花 报告台鲜花 印制参会人员代表证、会务服务人员工作证 物资准备 签字笔 打印机????????台 投影仪????????台 照相机????????台 碎纸机????????台 录音笔????????支、激光笔????????支 A4?纸????????包、浅红色?A4?纸????????包 订书机????????只、订书针????????盒、起钉器????????只 U?盘????????只 5?米电源拖线板????????只 剪刀、美工刀、尺子 矿泉水????????箱 香烟????????条 酒（白酒????????箱、红酒????????箱） 茶叶????????盒 信封????????只 手提纸袋????????只 扑克牌????????副 车辆????????辆 急救箱????????只、常规药品适量 ~2~ 主要工作 关键环节 ?????负责会议资料准备（发言稿、会议议程、领 导致辞等）——xxx、xxx ?????报告、支撑性文件等审查资料准备及专家临 时提出的支撑文件的取得——xxx、xxx ?????负责会议期间物资发放管理（所有财、物领 用需登记）——xxx、xxx ?????负责会议室布置（会标、会桌摆放、席卡座 次摆放、麦克、讲台、灯光、音响、拖线板 等）——xxx、xxx、xxx ?????负责会场服务工作（签到、茶水、笔墨纸张、 参会人员需要提供的零星服务）——xxx ?????会议书面材料的打印、复印、分发、保存等 服务——xxx、xxx ?????会议录音、摄影——xxx ?????分组讨论各小组记录人员的确认。 ??投影、音响、麦克须提前?1?天调 试，会前?30?分钟须再次确认正 常； ??席卡座次须在会议召开前?1?天摆 放妥当； ??会议室门应提前?1?小时打开； ??会务中心复印地点提前熟悉。 主要工作 关键环节 ?????负责车辆调度——xxx ?????来宾接、送时刻表及 ??最迟在会议报到前一天，将所有需要接站（航班、火车） 来宾的姓名、抵达时间、站点、通讯联系方式等信息收 成员：xxx 成员：xxx、xxx、xxx ~3~ 三、会议期间工作组分工 在会议期间，为确保各项工作稳中有序，忙而不乱，会务筹备组划分为综 合保障组、交通保障组、接待服务组?3?个工作小组开展具体工作，各行其职。 同时根据各个环节会务服务工作的重点不同，各个小组在做好本职工作的同时 应积极协助其他各小组工作。 （一）综合保障组 组长：xxx 成员：xxx、xxx 成员：xxx、xxx、xxx （二）交通保障组 主要工作 关键环节 ?????负责与会人员报到接待、 引导（签到台签字、发 放会议资料、办理入住 登记手续、行李搬用、 会议结束回收房卡等） ——xxx、xxx ?????制定住宿房间清单—— xxx、xxx ?????住宿房间的调配—— xxx、xxx ?????负责会议期间用餐协调 服务工作——xxx、xxx ??接待工作必须做到热情、周到； ??最迟报到当日?10：00?应拿到与会人员入住房间钥匙， 便于快捷办理完入住手续； ??随时掌握入住情况，当有新增与会人员时，及时汇报