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贯彻国家档案局第8号令做好编制机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表工作 天津市档案局机关事业档案管理处 苏佩兰 一、规定颁布的重要意义及市档案局对市级机关的要求 （一）重要意义 1.《规定》“以”令的形式发布，是一部部门行政规章，具有法规效力，是依法治档的重要依据。 2.《规定》的发布实施将有力促进机关档案基础业务建设。 3. 《规定》的发布实施将有力推动国家档案资源建设。 （二）《规定》与过去文件相比的变化 1．《规定》将1987年颁发的两个业务文 件合二为一，具有一表两用的功能。 2．改革了文书档案保管期限划分方法。 3．突出了立档单位的主体地位。 4．对一些档案的保管期限作了适当调整。 5．加大了档案行政管理力度，将 “备案 制”改为“审批制” 。 6．条款充实了一些新领域的文件材料 增补了“行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“房产、土地所有权和使用权的文件材料”、“职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续”、“纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料”、“人事考核、职称评审工作文件材料”、“保卫部门的安全检查、调查记录”等多项条款。 （三）市档案局的具体要求 市档案局先后制发了《关于认真学习贯彻国家档案局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定的通知》(津档〔2007〕5号)、《关于报审“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表”的通知》(津档〔2007〕20号)。 1．统一按本机关内部机构设置，逐个处室地进行编制，将文件材料归档范围及文书档案保管期限以表格形式填写，最后形成本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的总表。 2．编制格式： 封面：标明机关文件材料归档范围及文书档案保管期限表的名称、编制单位、编制时间（见图一）。 目录：标明机关内部机构文件材料归档范围及文书档案保管期限表所在页次（见图二）。 内容： 处室：填写机关内部组织机构全称。 顺序号:是文件条目在表中排列顺序的代号，便于使用时查找。 文件材料归档范围：是一组类型相同或相似的归档文件材料的总名称。例如：“本机关行政管理、执法活动中形成的文件材料”、“人事任免文件”等等。 保管期限：在文书档案每一个文件条目后面注明应确定的保管期限，应力求准确无误。 备注：注明其它门类载体形式档案的保管期限执行的规范标准。 具体式样见图三。 3．审批程序： （1）机关内部各处室按照《规定》要求，结合处室工作职能，起草本处室文件材料归档范围及文书档案保管期限表。经处室负责人审核同意，报机关档案室。 机关档案室汇总，经本单位主管领导审查批准，签署意见后上报市档案局。 （2）有垂直领导关系的市级机关应根据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围及文书档案保管期限表，一并报市档案局审查同意后执行。 （3）市档案局成立“机关文件材料归档范围及文书档案保管期限表审查委员会”，负责全市市级机关和人民团体文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审查批准工作。市档案局机关事业档案管理处负责日常工作。 4．报送要求： 从6月底开始至8月底前报送市档案局。一式五份并报电子版文件。 上报时，填写“机关文件材料归档范围及文书档案保管期限审批表”（见图四）,附本机关机构“三定”工作方案或机关各工作部门职能说明等材料。 经市档案局审查批准 2008年1月后按新表执行。 二、机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的含义 （一）机关文件材料的含义： 公文：指各机关单位按照国家关于公文程式拟制和处理规定的要求，用来向上呈报、向下布置或向外联系事务而发出及收到的正式文件。 文件：即包括各机关单位发出和收进的正式文件，也包括机关内部使用的文件。 文书：对所有书面文件材料的总称。 机关文件材料：指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。 从门类上，机关文件材料可分为文书、会计、基建、人事等文件材料。此外还有工商、诉讼、审计、纪检、监察档案等等。 从载体上，可分为纸质、磁性、电子等载体文件材料 (二) 文件材料的归档范围和不归档范围 1. 机关文件材料归档范围是： 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料； 机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料； 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 2、机关文件材料不归档范围是： 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文