公司档案管理制度（范本）.docVIP

PAGE1 / NUMPAGES3 公司档案资料管理制度 （范本） 一、为保证公司文件资料的完整，便于查找利用，做好收集、保管等工作，维护资料档案的完整和安全，特制定本制度。 二、公司档案资料管理员要按照档案管理有关规定，切实做好文件档案的收集、分类、整理、归档工作，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。 三、公司的归档资料实行年度归档制度，即每年的1-3月份为公司档案资料归档期。由档案管理员分别向各业务部门收集应该归档的原始资料，各业务部门应积极配合与支持。 四、本公司档案资料主要包括公司在日常工作及重大活动中形成的应当归档并具有保存价值的文件、文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载，以及经收发保存的文件材料。 五、公司领导和各部门承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料，及时主动地交档案管理员立卷归档，集中管理，任何部门和个人不得据为已有。 六、档案库房钥匙由专人保管，非档案室人员不得无故入内。库房管理要有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施，保持整齐、整洁，在库房内严禁吸烟，确保档案资料的安全。 七、本公司员工查阅非密级档案资料时需办理查阅登记手续，填写“借阅登记表”。查阅密级档案资料、管理层会议记录须注明借阅用途，并经公司分管领导批准。外单位人员要查阅公司档案，必须持单位介绍信并经公司分管领导批准后，方可查阅。原则上公司所有密级档案资料一律不允许外借或随意复制。 八、档案资料查阅者须爱护档案、保持整洁、严禁涂改，注意安全保密，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 九、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。对报请销毁的档案资料，档案管理员须认真核对做好登记，经办公室主任审查、分管领导审核、主要领导批准后方可销毁，要将登记表和批准原件归档并永久保存。在销毁公司档案资料时，必须由批准人指定专人监督销毁。 十、档案管理员离职时，须认真做好工作交接。如因档案资料保管人管理不善、工作疏忽、责任心不强等造成文件资料丢失、损坏的要追究相应责任。 XXX集团公司办公室 年 月 日