大型集团文件-印章管理及使用规范.docxVIP

PAGE PAGE 1 【A+版】大型集团文件-印章管理及使用规范 总 则 公司相关证照及文件是公司重要文件，印章是企业合法存在的标志，是企业权力的象征。为了保证公司相关文件及印章管理及使用的合法性、可靠性及严肃性，有效地维护公司利益，杜绝违法违规行为的发生，特制定本制度。 第一篇、印章管理制度 一、公司印章的刻制 1、公司印章的刻制均须报公司总经理审批。 2、未经公司总经理批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。 二、公司印章的启用 1、新印章要做好戳记，并统一在行政部留样保存，以便备查。 2、新印章启用前应由行政部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位和使用范围。 三、公司印章的使用范围 公司的印章主要包括公司章、专项业务章（合同章、财务章等）。公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用。 1、公司行政章的使用范围主要为： 1.1公司对外签发的文件。 1.2公司与相关单位联合签发的文件。 1.3由公司出具的信函、证明及有关材料。 1.4公司对外提供的财务报告。 1.5公司章程、协议。 1.6员工调动。 1.7员工的任免聘用。 1.8协议（合同）资金担保承诺书。 2、公司合同专用章的使用范围主要为： 2.1对外投资、合资、合作协议。 2.2各类经济、销售合同等。 3、财务专用章:主要用于货币结算等相关业务。 4、公司各职能部门专用章仅限于公司内部工作联系使用，不得对外。 四、公司印章的管理职责 1、公司总经理：负责合同章、公章的使用审批工作。 2、分管总监：负责分管部门授权范围内的印章使用监督工作。 3、印章管理员（行政部负责人） 3.1负责印章的保管。 3.2负责登记文件、印章借用、使用情况。 3.3负责印章使用的审核工作。 3.4负责制定所保管印章的使用程序。 五、印章的管理要求 1、公司公章、合同专用章由行政部负责人负责管理。 2、专项业务章（财务章等）由各部门负责人负责管理。 3、印章管理员必须切实负责，不得将印章随意放置或转交他人。如因事离开岗位，需将印章移交总经办，并办理移交手续，填写印章移交登记表。 4、为保证资金的绝对安全，财务专用章、法人个人名章等银行预留印章由两人以上分开保管、监督使用，做到一人无法签发支票、汇票，一人无法提出现金。 六、印章的使用原则 1、印章的使用必须严格遵循印章使用审批程序（见后附件1及“文件借用/盖章申请OA流程”），按照印章的使用范围，经审批后方可用章。 2、印章的使用由印章管理员设立使用登记明细，严格审批和登记制度。 3、财务专用章由财务部门按岗位职责权限使用。 4、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用，需填写携带印章借用申请表后，由总经理签批后方可带出，印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。 5、印章管理员不得在任何申请人所持空白格式化文件上加盖印章。用章材料必须已经填写完毕，字迹须清晰、正确。 七、印章的保管要求 1、印章保管须有记录（见附件2“印章使用登记表”）。 2、印章保管必须安全可靠，须加锁保存，印章不可私自委托他人代管。 3、印章管理员如因工作变动，应及时上缴印章，并与新印章管理员办理接交印章手续，以免贻误工作。 4、非印章保管人使用印章盖章与印章保管人承担相应的责任。 5、印章应及时维护、确保其清晰、端正。 6、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，管理员应及时向总经理报告，并备案，配合查处。 八、公司印章的停用，有下列情况，印章须停用 1、公司名称变动。 2、印章使用损坏。 3、印章遗失或被窃，声明作废。 4、印章停用时须经总经理批准，及时将停用印章送行政部封存或销毁，建立印章上交、存档、销毁的登记档案。 第二篇、文件借用及印章使用规范 一、各部门在向行政部提出文件借用或盖章申请前，应填写《文件借用/盖章申请表》（附件1），并逐级获得相应审批人的批准。 二、经办人向行政部借用文件，需经过总经理审批后才予以办理。 三、一般文件指除合同等法律文件以外、不涉及资金支付的文件，如公司证照复印件、各类行政/人事/税务事务申请书、知识产权申请书、已签章的合同复印件、公函、通知等，该类文件需要盖章的，审批人为经办人所在部门总监及总经理。 四、商业合同类文件需要盖章的，先执行完成《合同审批流程》后，再以关联OA的方式发送申请至行政部。审批人为总经理。（“商业合同”不包括劳动合同、政府机关合同、基础行业垄断国企（限电信、供水、供电、供气）格式合同。） 五、其他文件需要盖章的，需经过总经理审批后才予以办理。 六、审批人通过OA批准后，经办人可直接到行政部办理借用、盖章，并填写相应借用/使用登记表。 七、非工作期间，如因紧急状况需要借用文件或盖章，可特事特办。即：经办人先提请审批人批准（如OA