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撰写文字材料的方法和技巧 ——关于撰写材料的五个问题 张丽花 （琼台师范高等专科学校 中文系 海口 571100） 摘要：本文主要以如何撰写文字材料为中心，着重讲述了关于撰写材料的五 个问题，分别是：一、撰写材料有哪些基本步骤；二、怎样提高材料写作 水平三、撰写材料通常要注意哪些问题；四、材料的结构怎样构建；五、 怎样掌握提升材料质量的小窍门。 关键词：材料 基本步骤 工作中我们有时要撰写一些文字材料，材料是一个通俗的泛称，通常 指在办公或生活中涉及的文件、通知、电报、讲话等文体的总称，为了方 便，下面叙述中把文字材料统一简称为材料。每种材料有各自的具体要求， 但一般来说有以下几项基本要求：一要意图清楚，即说什么，明确提出问 题;二要结构合理，即怎么说，围绕问题怎么展开，提出解决问题的方案， 有头有尾，有理有据，主次分明;三要语言流畅，即说得好，在前面的基础 上，要把材料写得有声有色，回味无穷，切忌把材料弄得干巴巴的，倒人 味口。材料的质量高低有时会左右工作落实，提高办公效率，甚至改变别 人对你的印象。材料的好坏可以有高下之分：最基本的就是讲清楚，让人 明白你在讲什么；再好点的就是讲到位，让人明白你讲的主题是什么，干 净简练，该说的说，不该说的不说，不脱泥带水；最好的材料讲得美，不 但让人明白你讲什么，而且引人入胜，如沐春风，别人爱看爱听，通过这 篇材料学到了东西，得到启发。 第一个问题：撰写材料有哪些基本步骤 按照撰写材料的顺序，一般可以分为七个主要步骤，即：把握方向、 领会意图、理清思路、搭好框架、充实内容、修饰语言、反复校对。如同 建房屋一样，把握方向相当于建房选址，领会意图如同确定房屋用途，理 清思路相当于完成施工图纸，搭好框架相当于打好地基和建好整栋房屋的 主体结构，充实内容如同彻好每个房间，修饰语言如同室内装修，反复校 对就是在装修过程中不断修改。 一、把握方向。方向比速度更重要。每个行业都有一定的规章制度和 行文规范，特别是涉及到政治性问题尤其如此。撰写材料前一定要懂得国 家法律和相关行业的规章制度，不能出现与文件和上级精神不符合的文字 和语言。一般来说来，在把握方向上要做到合法、合理、合情。 二、领会意图。撰写材料都是为了说明问题，这就涉及到领导和上级 -作者简介：张丽花（1981—），女，汉族，山东省东阿县。琼台师范高?1?- - 等专科学校中文系。主要研究方向：中国现当代文学。 的工作意图。有些领导会明确说明讲哪几方面问题，这样相对来说容易把 握。有些领导没有明确说明，或者由于时间关系没有完整的思路，这就需 要撰写人自己揣摩领导意图，一般来说要根据领导的办事风格来揣摩，要 符合该领导一贯的行文述事风格。由于大多数领导事务都比较繁忙，往往 交代一件事情后有时会遗忘，这就需要主动向领导汇报，征询意见，防止 在材料出现较大的偏差。 三、理清思路。这是整个撰写材料的重心，需要占有整个撰写材料至 少?50％以上的时间，由于每份材料的要求不一样，思路到底怎样展开需要 具体而论，但有几点需要把握，一是要结构清楚。如材料分为几个问题， 第一问题讲什么，第二个问题讲什么，清清楚楚，明明白白。二是要比例 合适。什么是重点，什么是次重点，什么是修饰，重点部分应该浓墨重彩， 着重阐述，次要部分一笔带过。如果人的身材比例不协调，头重脚轻，哪 怕五官再端正，也会变成怪物。三是逻辑顺序正确。先讲什么，后讲什么， 要有一定顺序。 四、搭好框架。根据前面的思路，搭构好整个材料的框架，就和建房 子是一样的，把每栋房屋比喻成材料的大点，一、二、三、四……，把房 屋的每一层比喻成材料的次点，（一）、（二）、（三）、（四）……，把每个房 间比喻成小点，1、2、3、4……，依次类推，每栋房屋是什么用途，每层 房屋是什么用途，每个房间是什么用途，这时要基本确定下来。需要说明 的是，整个要点的语言结构力求相同，这样显得结构紧凑，思维缜密。 五、充实内容。对每个要点充实适当的内容，所有的内容必须能够受 要点的约束和领导，不能混淆，切忌出现以下几种情况：不能统领：要点 不能完全概括所属内容；要点冲突：要点所表达的内涵与所属内容相互冲 突；内容交叉：各要点内容互相交叉。要防上出现以上问题，主要还是要 理清思路上做文章。 六、修饰语言。唐代诗人贾岛为“僧推月下门”和“僧敲月下门”反 复斟酌；也有“只为一个字，折断数径须”的典故；还有文章“三分靠写， 七分靠改”之说。房子建好了需要装修，材料写好了也得修饰。一看语言 表达到不到位，二看语言通不通顺，三看语言精不精练，四看语言出不出 彩。这里有个取巧的办法，就是把材料尽可能多给别人修改，“三人行必有 我师”，换个人换条思路，材料经过多人修改后语言上一般比自己闭门造车 要漏洞要少些。 七、反复校对。这是文章最后一道工