第2章 数据透视表在各行业中的典型应用.pdf

人民邮电出版社《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 2013 数据透视表篇 第2章 数据透视表在各行业中的典型应用 本章将介绍数据透视表在几个主要行业中的常见应用，包括人力资源管理、销售管理 和财务管理 3 大行业。通过对这 3 个行业典型应用的讲解，可以让读者更好地了解在实际 工作中是使用数据透视表来分析和处理数据的方法。 2.1 在人力资源管理中的应用  本节将介绍使用数据透视表如何解决人力资源管理中的一些问题，包括统计各部门员 工人数、统计员工文化程度、统计员工年龄分布情况等内容。 2.1.1 统计公司各部门男女员工的人数 对于一个拥有人员数量众多的大中型公司，人力管理人员可能需要统计各部门员工的 人数，以便为公司的长期人员储备及发展做好规划。使用公式和函数固然可以完成这类统 计工作，但是如果使用数据透视表，则可以起到事半功倍的效果。如图 2-1所示为要进行统 计的公司员工的基本信息。现在需要统计出公司各部门男员工和女员工各有多少人。 图2-1 公司员工的基本信息 使用数据透视表完成这项统计工作的具体操作如下： （1）单击原始数据区域中的任意一个单元格。 （2 ）选择【插入】 【表格】 【数据透视表】命令，打开【创建数据透视表】对话 框，默认选中了原始数据的整个区域，如图 2-2所示。可以选择将数据透视表放置在新工作 表或现有工作表中，默认放置在新工作表中。 31 人民邮电出版社《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 2013 数据透视表篇 图2-2 设置【创建数据透视表】对话框 （3 ）单击【确定】按钮，在新工作表中创建一个空白的数据透视表，如图2-3所示。 图2-3 创建空白的数据透视表 （4 ）在【数据透视表字段】窗格中，对字段进行如下布局： 将【性别】字段拖动到【列】列表框中。 将【所属部门】字段拖动到【行】列表框中。 将【工号】字段拖动到【值】列表框中。 （5 ）完成字段布局后，确保光标位于数据透视表内，然后单击功能区中的【设计】 32 人民邮电出版社《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 2013 数据透视表篇 【布局】 【报表布局】按钮并选择【以表格形式显示】命令，将数据透视表转换为表格 形式的外观（后面的数据透视表也都将转换为表格形式）。最终的数据透视表和【数据透视 表字段】窗格如图 2-4所示。 由于在本例的原始数据中，没有数值类型的数据，而都是文本类型的数据。虽然对文 本类型的数据无法进行数学计算，但是可以在数据透视表中使用对文本进行计数的方式统 计诸如人员数量的汇总信息。 图2-4 使用数据透视表统计各部门男女员工人数 提示：在【值】区域中放置【工号】字段而不选择放置【姓名】字段，其目的主要是 为了防止因为员工重名而产生的统计计错误。但是工号对于公司内的每名员工来说是唯一 的，不会发生重复的情况。当然，如果确定公司内没有重名的员工，那么在【值】列表框 中放置【姓名】字段来统计员工人数也是可以的。 2.1.2 按不同部门统计员工文化程度分布情况 员工是公司发展的最主要部分，可以说是公司的血液。为了更好地了解公司技术力量 的整体布局，那么就需要统计员工的文化程度分布情况。除了直接统计公司所有员工的文 化程度分布外，还可以进行更加详细的统计分析。例如，可以统计每个部门中员工的文化 程度分布，这里有两种布局方式： 在上例中数据透视表布局的基础上，将【所属部门】字段拖动到【行】列表框中， 并将该字段放在【文化程度】字段上方，得到如图2-5所示的统计结果。 33 人民邮电出版社《Excel 公式与函数大辞典》配套光盘附赠电子书——Excel 2013 数据透视表篇 图2-5 第一种统