新编秘书实务第六　秘书日常事务工作.pptVIP

第六章 秘书的日常事务工作 引入案例 主要内容 本章小结 案例分析 实践训练 学习目标 电子教案模版配色（1） 通过本章学习，你应能够： 1.　了解秘书日常事务工作的内容 2.　学会合理地布置工作环境 3.　为领导设计较为合理的日程安排 4.　正确处理接听电话事务 5.　处理邮件 6.　做好印信与保密工作 学习目标 第六章 秘书的日常事务工作 李秘书该如何处理此事？ 内容（略，请见教材第149-150页） 引入案例 第六章 秘书的日常事务工作 第一节　办公环境的管理 第二节　安排领导工作日程 第三节　接打电话与处理邮件 第四节　保密与印信工作 主要内容 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 一、办公室概述 1.　办公室的种类 （1）小办公室。传统的办公楼多为中间一条走廊，两边是多间15—20平方米的小办公室，其优点是彼此独立；缺点是沟通不便且及资源浪费较大。 （2）大办公室。新式办公室多为100至200平方米的大厅，留出过道，用高约1.2米的隔板，隔成3—4平方米的个人工作区。优点是节省空间，空气流通，共同采光好，人员之间联系方便。但缺点是工作可能会相互干扰。 (3)公寓式办公室。规模小的单位如三五人的办事处，联络处等往往租用公寓式办公室。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 二、办公室布置的原则 办公室的配置，就是办公室的家具布置和设计，必须考虑到符合各种沟通，确保守密，心理调适，情绪转换以及休息等要求。主要的原则有： 1.办公室空间布局的合理化原则 2.色彩搭配相宜的原则 3．办公室设备优化的原则。主要考虑照明、隔音、空气调节、办公设备优化。 4.办公环境美化的原则。可以通过对办公室的绿化与装饰美化办公环境。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 三、办公室的整理 1．领导办公室和接待室的整理 办公室整理的最基本的原则是整洁。应主要注意以下几个方面： 桌子和办公器械是否摆放平衡妥当，有没有歪斜和灰尘； 时钟是否拔准，并保持走动； 日历上的日子是否准确； 办公室内温度与湿度是否调到适意的程度； 盆景、挂画的挂置是否得体，并整理好了； 花卉是否定期浇水并保持新鲜； 报纸、杂志是否最新的一期； 书架是否归置妥当； 摆放在领导办公桌上的用品是否整理好了。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 三、办公室的整理 2．秘书整理办公室的注意事项 （1）坐在办公桌旁，面对桌子，伸直双臂，再双手合拢，在高于桌面15CM左右画弧形，手臂所能覆盖的桌子面积，比较适合摆放与工作有关的物品。 （2）电话一般放在左边，电脑一般放在桌子的右边。 （3）多准备一些存放各类文件的文件夹。处理完毕的文件应该放在文件柜里。 （4）把各种笔、剪刀、回形针等文具分门别类放在文具盒内。 （5）办公桌抽屉里的物品摆放整齐，且要经常清理，井然有序。 （6）公章、介绍信、机密文件等应该放在带锁的抽屉里。 （7）办公室内各类文件柜要分门别类存放文件、资料和物品。 （8）如果用架子，应该把容易倾翻的墨水和较重的物品放置在底层。 （9）每天下班前，要整理好自己的办公桌，把文件收藏好以免丢失和泄密。要仔细检查电脑、复印机、空调开关是否关上，抽屉、橱门是否锁好，确保万无一失。 第六章 秘书的日常事务工作 第一节 办公环境的管理 四、办公环境的安全管理 （一）识别办公室安全隐患 1．办公室常见的有碍健康和安全的隐患 　（内容略，见教材第154页） 2．办公室常见的潜在危险 （内容略，见教材第155页） （二）正确处理安全问题 秘书要定期对办公环境和办公设备进行安全检查，及时发现和排除隐患，做好风险防范。 “防患于未然”案例，见教材第156页。 第六章 秘书的日常事务工作 一、安排领导日程的意义 有利于科学的利用时间，提高领导工作效率。 有利于秘书部门主动做好各项辅助工作，更好地为领导工作服务。 有利于各领导、各部门互相配合，协调行动，提高整个单位的工作效率。 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 二、日程表的编制 （一）年度计划表 年度计划表是本单位在新的一年中重要活动的时间安排一览表，年度计划属于长期的日程安排，其内容宜粗不宜细，一般只列出本单位在下一年涉及全局或本单位主要业务的重大活动。 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 微型案例 第二节 安排领导日程 第六章 秘书的日常事务工作 二、日程表的编制 （二）月工作日程表 　月工作日程表属于中期的日程安排，一般应将领导在一个月内要参加的会议、会谈、工作旅行等重要活动以日为时间单位记入表中。 （三）周工作日程表 　周日程表属于短期的活动计划，其内