公司行政案例.docVIP

一、穿着打扮应符合得体 东华公司办公室人员小沈能讲一口漂亮的法语，小陈则很喜欢打扮。公司明天要与法国某公司谈判，古总经理叮嘱担任翻译的小沈和作会议记录兼会议服务的小陈要好好准备。小沈和小陈除了在文本、资料等方面作了准备，还化了一番功夫进行了打扮。 正式会谈这天，只见坐在古总经理一旁的小沈衣着鲜艳，金耳环、大颗宝石戒指闪闪发光，这使得古总身上的那套价值千元的名牌西服也黯然失色。 古总经理与法国客商在接待室内寒暄时，小陈拿来了托盘准备茶水，只见她花枝招展，一对大耳环晃来晃去，五颜六色的手镯碰桌有声，高跟鞋叮叮作响。她从茶叶筒中拈了一撮茶叶放入杯中……这一切引起了古总经理和客商的不同反应。客商面带不悦之色，把自己的茶杯推得远远的，古总经理也觉得尴尬。谈判中讨价还价时，古总一时性起，双方争执起来，小沈站在古总一边，指责客商。客商拂袖而去。古总望着远去的客商的背影，冲着小沈：“托你的福，好端端一笔生意，让你给毁掉了，无能!” 小沈并不知道自己有什么过错，为自己辩解：“我，我怎么啦!客商是你自己得罪的，与我有什么关系? 小沈和小陈的穿着打扮、言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的? 参考答案： (1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求； (2)小沈的穿着突出自己，影响了古总经理的形象； (3)小陈的穿着打扮干扰谈判、影响工作，破坏工作场所安静； (4)小陈用手拿茶叶，不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利； (5)小沈应该对领导的作风、性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足。古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商； (6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静，不反驳，应理解上司的难处。找适当的机会，用适当的方式说明情况，交流思想和感情。 二、做事应分清主次 某公司决定于某月某日召开了一次重要会议，公司主要领导制定公司的C领导一定要参加。交办此事的一位办公室负责人还特别交代，要提前发通知，以便于C领导预先安排工作。值班人员马上将开会的时间、地点、内容、要求通知到C领导的秘书，并要他及时向上汇报。但到开会的前一天，C领导有事与主要领导通电话，电话中C领导说：“没有接到通知，我已经安排明天有几十个人参加的会，怎么办？”那位主要领导马上找通知的值班室查问，经查实，某月某日某时已通知到C领导的秘书。为什么会出现这个问题？关键在哪里？ 经过与C领导的秘书核实后，秘书承认已接到会议通知，但没有按要求立即报告，后来忘记了，造成两会冲突。最后服从公司的安排，取消了C领导安排的会议。 参考答案：作为一名专职秘书，虽然工作繁忙，如果安排好的话还是可以避免失误的，就是说办事情要有主次、缓急之分，领导再三嘱咐要办的，应属于重要的，紧急的，要及时办理。如果C领导的秘书能注意到这方面，立即报告，就不会出现两会冲突的事情。 三、做事应该细致认真 天地公司经理与三利公司经理就某合作项目安排了约见，预定在某日下午1：00开始。天地公司秘书预订约见前一晚直飞三利公司所在A城的机票。但天地公司经理认为自己工作很忙，前一晚还有其他安排，恐怕不能飞往A城。于是秘书改订约见日上午8：00的机票。但是，由于天地公司经理晚上工作得太晚，而早班飞机又比较早，所以最终没能赶上班机。于是，该公司经理只能立即买飞往相邻城市B城的机票，再乘大巴车赶到A城的三利公司。由于迟到，三利公司经理不悦，认为天地公司对该项目的合作缺乏诚意。最终，天地公司失去了与三利公司合作的商机。 参考答案：本案例说明秘书在为上司做出差准备时，一定要细心周到。由于秘书没有做多方面准备，致使经理在洽谈中迟到，从而使公司失去了商机。 四、养成良好的习惯 天地公司的刘秘书深得公司总经理的赏识，一个很重要的原因就是他有令常人羡慕的好记性，公司老总诙谐地称他为处理日常事务的“活电脑”。 其实，刘秘书上任之初却很为他的坏记性苦恼过，为了防止屡次出现过的丢三落四问题，他也像许多人一样，常常随身携带笔记本，有什么需要记的事情都记录下来。这确实起了很大作用，但日常事务工作复杂多样，往往会出现某些场合不适于记录或来不及记录的情况。有一次，副总经理在和他共进工作餐时，让他通知有关业务部门的负责人在次日开会，由于当时没有记在笔记本上，吃饭后忘到了脑后，造成了工作的失误。 事后，他有意识地在处理事务工作中强化自己的记忆力，摆脱了过分以来笔记本的习惯。为此，他借阅了一些关于记忆方面的书籍，逐步摸索出一套有效的记忆方法和技巧，并将其用于工作中。没过半年，他就能够记住单位的重要部门及有业务往来单位的两百多个电话号码，而且处理事务工作很少用记录且不会遗漏。 参考答案：秘书大量的工作是处理日常