金属再生公司环境文件资料控制程序.docxVIP

环境文件资料控制程序 1.编订目的 对策划和运行环境管理体系所需的文件和资料进行控制，确保各部门及时得到并使用适用文件和资料的现行有效的版本。 2.适用范围 适用于和环境管理体系所有的文件和资料的控制。 3.职责 3.1 办公室负责环境管理体系文件和资料的发放及原稿的保存，并保管好相关记录。 3.2 环保部负责编制环境手册，管理者代表负责审核，总经理批准。 3.3 各部门环境工作代表负责本部门所使用文件和资料的保管。 3.4 　环保部负责对环境管理手册进行评审和修订，负责组织环境管理体系程序文件和作业指 导书的评审和修订。 环保部负责环境法律法规等外来文件和资料的评审和更新。 办公室环境工作代表负责环境管理体系文件和资料的统一更改。 办公室环境工作代表负责作废受控文件和资料的销毁。 各部门的环境工作代表负责本部门的作废环境记录和资料等的销毁。 4.控制要求 4.1 文件和资料的分类 4.1.1 环境管理体系文件和资料按种类分为：环境管理手册、程序文件、作业指导书、环境记录、外来文件和资料。 4.1.2环境管理体系文件和资料按性质分为:“受控”和“非受控”两种。 4.1.2.1所有与环境管理体系的实施与运行有关的环境管理体系文件和资料均为受控文件。 4.1.2.2提供给顾客、供应商、咨询机构的文件和资料，属于非受控文件，不做更改控制。 4.2.1 手册 公司名称代号-手册代号-版本号/修改状态号-年份号 例如：HM/EMS-2008-A/0表示大昌金属再生有限公司-2008- A版/无修改 程序文件 公司名称代号-程序文件代号-版本号/修改状态号-年份号-程序文件序号 例如： HM/CX-XXX－2008 A/0表示大昌金属再生有限公司-程序文件－ISO14001标准号-2008年-A版/无修改 第三层次文件 公司代号/文件代号-文件顺序号 例如：HM/SC-10，表示大昌金属再生有限公司-第三层次文件-序号10 4.2.2 文件的版本号和修改状态号 版本号以A、B、C……字母表示 修改状态号以0、1、2、3、4……表示。 页码以第X页/总页数表示（如页码：1/3--表示该文件共3页此为第1页）。 当文件更改或修订后要相应变动文件的版本号和修改状态号，以便于识别文件的现行状态，并确保在使用处可获得相应有效版本。 4.3 文件和资料的编写与审批 4.3.1环境手册由环保部编写，管理者代表审核，上报总经理批准。 4.3.2各部门负责编写和本部门相关的环境管理体系程序文件和作业指导书，由管理者代表审核，总经理批准。 4.4文件和资料的发放 4.4.1各部门所编写的环境管理体系文件的原件，办理完审核和批准手续后，统一交给办公室。 4.4.2办公室接到各部门的体系文件原件后复印相应的份数，加盖红色的“受控”印章，填写分发号后，进行发放，文件的领用人应在《文件发放/回收登记表》上签字。 4.5 文件和资料的更改 环境手册的更改，由办公室组织更改，提出申请、填写〈文件更改申请表〉，经管理者代表审核、总经理批准后实施更改。 程序文件的更改，由办公室组织更改，提出申请、填写〈文件更改申请表〉，经管理者代表审核、总经理批准后实施更改。 其它文件的更改，由文件更改人或部门提出更改申请，填写〈文件更改申请表〉，由原审批人或部门审批。 办公室应保留文件更改内容的记录。所有被更改后的文件要做好更改标识，由车间在原有文件相应部位进行注明，可以直接在原文件上更改或由办公室将原文件收回，更改后换页（版），并在文件的更改栏（页）中加以说明。经五次更改后的文件将重新换版、印发。 4.6 文件和资料的领用 4.6.1当文件和资料丢失、严重破损或遇到其它情况（如提供给顾客、供应商、认证咨询机构及认证机构等）而需要领用时，申请者填写《文件发放/回收登记表》，经管理者代表审核，总经理批准后方可领用。 4.6.2因破损需重新领用新文件和资料的，发放号不改变，由办公室填写《文件发放/回收登记表》发放新文件回收旧文件,对旧文件进行作废销毁。 4.6.3因丢失需重新领用新文件和资料的，给予新的分发号，并注明遗失文件的分发号作废。必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 4.6.4提供给顾客、供应商、认证机构的文件和资料，属于非受控文件，由办公室的环境工作代表在《文件发放/回收登记表》中做好发放记录。 4.7 文件和资料的查阅和借阅 经文件和资料保存部门负责人同意，查阅人可在文件和资料保存处查阅所需文件和资料，如需借阅，需经部门主管同意，填写《文件借阅登记表》进行登记后借阅，并应限期在两周内归还。 4.8 文件和资料的保存和销毁 4.8.1所有文件和资料的原稿及其《文件销毁/