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全泰投资有限公司公文管理制度 一、总则 为提高本公司的工作效率，切实减少公司文件在流通过程中的各种拖延，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本制度。 二、本公司文件种类 1．请示：请上级指示和批准，用“请示”。 2．报告：向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。 3．指示：对下级机关布置工作，阐明工作、活动的指导原则，用“指示”。 4．布告、公告、通告：对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”；向国内外宣布重大事件，用“公告”；在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。 5．批复：答复请示事项，用“批复”。 6．通知：传达上级的指示，要求下级办理或者知悉的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。 7．通报：表扬好人好事，批评错误行为，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。 8．决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”；经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。 9．函：平等的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。 10. 会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。 三、文件等级划分 1．机密：最高级别保密文件，由报告人直接送主管领导。 2．秘密： 指不宜向无关人员透露内容的文件。 3．一般：指非机密、秘密的文件。 4．特急：随到随办。 5．紧急：指必须在二个工作日内处理完毕的文件。 6．一般：指应当在三个工作日内处理完毕的文件。 四、行文规范 1．中美全泰投资（集团）有限公司简称为“中美集团”，所有公司公文由档案负责人统一规范文号。 2．集团及子公司各部门的请示、汇报等文件，对外函件、内部发文等文件的编写。 （1）文件开头须有“中美全泰投资（集团）有限公司”隶书、小一号字的文头，下有上细下粗4.5磅 （2）文件题目：关于…………的** 黑体、小三号字 （3）（**的含义为：文件内容的性质，如请示、说明、汇报等） （4）文件正文使用宋体、小四号字，行距为1.5倍，页边距上下为2.5厘米、左右为2.5厘米，页码居中。 （5）文号格式：集团简称 +（代称）+ 字 + [所在年号] + 第 + 第N次发文+号 例1：中美集团（财）字【2010】第011号 含义：中美全泰投资（集团）有限公司财务部在2010年发出的第11份文件。 例2：中美集团（阀门）字【2010】第3号 含义：中美全泰投资（集团）有限公司子公司中美宏凯威阀门制造有限公司在2010年发出的第3份文件。 集团及子公司简称一览表 部门名称 代称 中美全泰投资（集团）有限公司 中美集团 集团总部 总裁办公室 总办 人事部 人 行政部 行 财务部 财 法务部 法 子公司 中美宏凯威阀门制造有限公司 阀门 中美宏凯威国际拍卖（北京）有限公司 拍卖 中美宏凯星国际传媒（北京）有限公司 传媒 中美宏凯星网络科技（北京）有限公司 网络 中美全泰国际担保有限公司 担保 中美全泰国际电气有限公司 电气 注：如有新公司或新部门成立，则取最代表其性质的文字为简称，公司取两字，部门取一字；分公司则为主公司代称与地点合称，如电气公司在福建的分公司，则称之为“电气福建”。 3．签发人：发文及会议纪要一律由集团总裁或相关授权领导亲手签名，各部门上报文件一律由发起部门的负责人亲手签名。 4．文件落款应包括发起公司名称及部门名称。 5．底款：为抄报、抄送、归档三行，需要时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级或下级则用“抄送”，归档部门应为行政管理部门。 6．文件印章：加印在发文日期中间，采用压年盖月方式。 7．页数：使用页脚中“第N页，共N页”形式，居中。 8．表格制作时，页边距、行距、字号等可根据内容自行设定，但应在装订或打印不出现缺失现象为准，字体仍使用文件规定字体。 9．公文的内容要求一文一事，绝对真实，并具有较强针对性，且行文有条理、准确。 五、印装格式： 1．文件均采用横书横排。 2．单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订。 3．装订可用线装、钉装、胶粘办法。 4．必要时可使用专用装订机构。 六、文件的署名： 1．对内文件，如果是一般往来文件，只需主管署名；如果是单纯的上报文件或者不涉及各部门且内容不重要的文件，只需部门署名；如果是重要文件，按责任范围由总裁、副总裁、或者署有关部门的主管姓名与职务 2．对外文件，如责任状、政府许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总裁或总经理职务与姓名。如果是总裁或总经理委托事项可由指名责任者署名 七、文件制作注意事项： 1．文件必须简明扼要，一事一议，语言措辞力求准确规范。 2．可行可不行的坚决不行文，减少行文数量，提