迪华标准件公司档案管理制度.docxVIP

档案管理制度 1 范围 本标准规定了档案的归档范围、时间和管理。 本标准适用于所有档案管理。 2 管理职能 2.1 各部门的档案归口各部门负责。 2.2 档案的归档、整理、编号、保管、借阅等由各部门负责。 2.3 需归档的资料文件、均由各部门负责进行收集、整理和组卷。 3 总则 3.1 根据《中华人民共和国档案法》和参照《国家企业档案管理暂行规定》结合本公司情况制定本制度。 3.2 企业档案是企业在各项活动形成的全部档案总和，是维护企业合法权益和历史真实面貌的重要基础工作，公司对档案工作实行分散管理的原则。 4 文件材料的形成与归档案内容 4.1 凡本厂管理、经营、技术、生产、质量、基建等活动中形成的有保存价值的文件材料（电脑软件），均应由部门（或项目负责人）组织进行收集、整理、组卷后，交本部门档案管理人员履行归档手续。任何部门、个人不得据为己有。 4.2 归档的文件材料必须完整、准确，并应层次分明，符合形成规律。凡归档文件要按标准工整填写、图文清晰。 4.3 公司文件归档范围如下： 4.3.1 产品生产方面：产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验，产品生产过程和生产调度工作中形成的文件材料及电脑软件。 4.3.2 经营销售方面：企业经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同协议等文件材料，市场经济信息、广告宣传和客户服务工作中形成的文件材料等。 4.3.3 设备仪器方面：设备仪器的图样和技术文件，安装、调试和验收过程中的文件材料，运行、维修记录、改装和报废的文件资料。 4.3.4 技术管理方面：质量、计量、标准、能源、环保、技术引进情报、档案、技术改造等管理中形成的各种文件材料。 4.3.5 计划统计方面：各种计划、报表、分析文件材料。 4.3.6 物资供应方面：物资采购、库存保管、供应管理中形成的文件材料。 4.3.7 劳动人事方面：定额、定员和劳动调配、劳动工资，任免、奖惩、教育培训，职务评聘等 问文件材料。 Q/RQ - G–56–2008 4.3.8 财务管理方面：账册、凭证、报表和有关文件材料。 4.3.9 党群方面：党、团、工会的组织、宣传、人保、群运等各种文件材料。 4.3.10 工程建设方面：工程项目的依据性材料、设计、施工、竣工、维修、改建等文件材料。 5 归档时间 5.1 产品试制、课题研究、工程建设或其他技术项目，在任务完成三个月内由项目负责人将应归档的文件材料组织完成，由部门负责人审定后，交部门档案管理人员保管。 5.2 各项管理工作形成的文件材料，在第二年上半年内，将应归档的文件组成保管单位，由各职能部门负责人审定后，由本部门档案管理人员保管。 5.3 财务部门在第二年上半年，将本部门归档文件先行组卷，经部门负责人审定后，交本部门档案人员保管。 6 档案管理 6.1 公司各部门管理的档案是企业在各项活动形成的全部档案，是维护企业合法权益和历史真实面貌的重要基础工作。各部门要配备相适应的档案人员，以确保档案管理工作正常开展。 6.2 档案保管时应对档案进行科学分类、整理、编目，以便于查阅利用。 6.3 档案的保管应防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物等六防，以保护档案的安全。 6.4 库藏档案要建立台账（总目录），做到账物相符，对破损或载体变质的档案要及时修补、复制。凡归档、出售、移交都要有登记。 6.5 档案保管期限分永久、长期（15年 ~ 50年）、短期（15年）三种，按公司档案鉴定小组颁发之《公司档案保管期表》进行保管期划分。同一保管单位内应按最长保管期限决定期限。 7 检查与考核 7.1 本标准由行政部负责检查考核。 7.2 本标准由总经理通过部门和个人工作标准一并考核。 附加说明:本标准由总经理批准； 本标准由行政部负责起草。