德新焦化公司行政事务管理制度.docxVIP

行政事务管理制度 编号：Q/ WJ-HY-WI-11-Z-01 1、总则 1.1为加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率，制订本制度。 1.2本制度所指行政事务包括公文管理、会议、接待、办公用品、后勤保障、档案、印章、保密、车辆、报刊及邮发管理等。 2、公文管理 2.1公司办公室是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工作，并指导各部门文件处理工作。 2.2公司文件由公司领导亲自拟制或由公司办公室根据公司领导决策和意图拟制。部门文件由部门自行拟制。 2.3文件拟制的基本要求： 2.3.1准确反映公司决策和领导意图。 2.3.2观点鲜明、条理清楚、层次分明，结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文要准确。 2.3.3合理使用文种。 2.3.4联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。 2.4办公室对文件印制质量、行文的文种与格式负责。 2.5拟稿人负责校核文件。对外文件由办公室主任负责审核。文件校核主要有以下几方面内容: 2.5.1是否确需行文。 2.5.2内容是否符合公司决策及有关的规章和规程，是否同已发布的相关文件相衔接。 2.5.3提出的措施和办法是否符合实际，切实可行。 2.5.4内容涉及的部门是否经过协调、会签，意见是否一致。 2.5.5文字表达是否准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，打印有无错误。 2.5.6文件格式是否符合要求，文种的选择是否适当，编号是否正确，发布范围是否合理。 2.6文件发文前均应送相关主管领导审批，明确发文范围。文稿一经领导审批，一般不得再行修改。如确需修改的，需报经原审批领导复审。领导审批稿件应归档保存，以备查阅。 2.7根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为： 2.7.1一般日常生产营运事务的文件，由分管领导签发；部门文件由办公室主任复核后发放。 2.7.2凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策的财务、预算、计划、人事任免（依据干部任免权限）、机构设置及编制、经济合同、协议以及以公司名义发布、上报的等方面的文件，由总经理签发。 2.7.3凡公司的重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，送总经理审阅，需呈公司董事长签发。 2.8公司办公室在缮印文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。校对人对复印的稿件负责。秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。 2.9发文要登记，填写发文登记表。公司行文统一编号为： 2.9.1公司正式文件：德新焦化字［２００9］××号、签发人：××× 2.9.10公司会议纪要：德新焦化（ ）会议纪要××号、签发人：××× 2.9.11质量体系文件或公司其它文件文件标号按《文件编码办法》施行。 2.9.12密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。 2.10收文应记录，并做好分类管理、传阅、保存工作。员工调离时应办理文件移交手续。 2.11公司外来文件应由办公室资料管理员负责登记、办公室主任签署拟办意见、送领导批办。领导批办的文件事项由指定部门落实，办公室督办并汇报。 2.12领导批办文件时应具体明确：传阅层次、办理要求、完成时间、办理部门，防止批办的工作因含糊而未及时落实。 2.13承办部门负责人应及时组织落实领导批办的工作任务，凡属本部门职权范围内的事项，应直接予以解决；涉及其它部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门办理；须报请公司领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，如涉及其它部门时应协商并取得一致意见，然后送请公司领导审批。办理完毕，通知办公室核验，文件移交办公室保存归档。 2.14利用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。凡需存档或送请领导批示的传真件应复制后再行处理，以利长期保存。 2.15其它具体实施按湖南五江轻化集团有限公司《公文处理流程及标准》施行。 3、会议与接待 3.1公司办公室负责公司及副厂级以上领导主持召开的各种会议的组织和服务工作。 3.2准确了解领导的意图，掌握会议主题、会议时间、会议地点、要求出席人员、与会人员应准备的材料等，及时通知到位，必要时留下通知记录。 3.3会议期间，根据不同层次的会议要求，提供相应的会议服务：会场准备与布置、会议记录、茶水供应、通讯服务、满足领导临时需求、与会者生活安排等。 3.4会后清理会场，打扫卫生，编制会议纪要等。 3.5公司来客通常由办公室负责接待。接待人员应热情大方，遵守员工文明礼仪规范，维护公司形象和利益；并根据来访意图正确及时引导来客与相关部门或领导会见。 3.6公司重要客人应安排好会客地点，供应茶水，并根据领导意图安排好生活。 3.7