高速公路项目标段办公事务管理制度.docxVIP

高速公路项目标段办公事务管理 54 第一章 办公室职责 54 第二章 收发文件管理 54 第三章 会议管理 55 第四章 对外接待管理 56 第五章 低值易耗品及办公用品管理 57 第六章 小车管理 59 第七章 食堂管理 60 第一章 办公室职责 1、负责本单位文件、资料管理，并督促外来文件的办理； 2、负责公司文件的贯彻落实，确保文件有效执行； 3、负责本单位人力资源的开发和使用，有权提出调配建议； 4、负责本单位员工的培训工作并验证其培训效果； 5、负责本单位劳动工资的管理； 6、负责本单位员工的膳食、住宿管理； 7、负责本单位生活用水、电的管理； 8、负责办公固资、生活设施和低值易耗品的管理； 9、负责本单位的接待工作; 10、负责疫情预报，做好员工职业健康的管理； 11、负责对本单位饮食卫生用品进行检查，对饮食服务人员的健康进行检查； 12、负责饮水卫生管理，并对生活废弃物的处理进行技术指导； 13、协助公司对本单位员工进行体检，做好劳动卫生和职业病的防治工作; 14、负责办公车辆使用管理。 15、领导交办的其他事宜。 第二章 收发文件管理 为规范项目部文件管理，确保文件收发、传阅顺畅，进一步提高工作效率和水平，遵循公司内部《文件控制程序》要求，现制定本项目收发文件管理办法如下： 一、收文 （一）所有来文（包括业主、监理、地方、集团公司、股份公司）由办公室统一登记、组织传阅、归档、保管。 （二）办公室对所有收文分类填写“收文登记表”（详见附件一），按照“收文处理用纸”（详见附件二）将时间、内容（名称）、来文单位、编号等内容填写清楚后，由办公室提出拟办意见呈送指挥部领导批示，并按批示意见，送指挥部其他领导、部门及相关人员传阅或办理。 （三）凡是个人从业主、监理、设计、地方部门取回的文件，应及时交于办公室处理，禁止私自留存。 二、传阅 （一）需要传阅或办理的文件均由办公室统一送达，在传阅或办理部门相关负责人接到文件后，及时签署意见并于当天返还办公室，其间不得直接转交其他部门或个人；如果指挥部领导明示由部门内部传阅的文件，各部门负责人督促内部成员及时传阅，并于次日返还办公室。 （二）办公室督导文件的执行情况并及时掌握文件传阅进展情况。所有传阅或办理完毕的文件由办公室分类、归档、保存，以方便查阅。 （三）在传阅过程中，部门需要复印某份文件留存的，由本部门内业人员复印留存。并在批复中写明。 三、发文 （一）文件的拟制 1.根据文件叙述的重点内容，各类技术文件、送业主、监理、设计、地方政府有关技术内容的文件由指挥部工程部、财务部、设物部、安质部相关人员拟制，由办公室提供统一发文和编号格式（详见附件三），自主编号、建立发文登记（详见附件四）并呈送所报部门。 2.指挥部向各级单位行政事务文件、人员（部门）拟文后需由办公室审核并作编号记录，送项目领导签发。 3.凡是报送业主、监理的文件，必须由办公室统一审核交指挥部领导批示，最终以加盖公章视为生效后再上报。（二）文件签发： 1.指挥部作业文件及指挥部相关文件送指挥长签发。 2.技术文件及其相关文件（土木、机电）送总工程师签发。 3.签认过的文件应到办公室盖章，签认，盖章后的文件为有效文件，此时文件处于受控状态。 4.有效文件应按项目部规定的文件格式印制发送。 5.发到各单位（部门、个人）的文件一定要有签收人（直接责任人、文件保管者、代收人）或有必要的备注，并保存好原始记录。 6.发文人应督导文件的执行情况，收集相关信息并及时进行反馈。 四、文件的保管 （一）文件的收发登记均在办公室记录备案，填好目录，按分类存放。 （二）各拟文部门或拟文个人发文时应及时将原稿或底稿送办公室保存；对口的技术性文件由各部门自行保存。 （三）需要保存文件的部门或个人可复印或在记录本上注明已保存（原稿）或已复印保存，写清日期和内容，并签名。 （四）如部门需要专门保存某一方面文件的，经指挥部领导或部门负责人同意后，由保管人直接负责保管，同时做好文件的记录存档工作。 五、文件的查阅 （一）需要借阅文件的部门或个人通知到办公室，经同意后在目录单上查找，然后按分类和编号顺序条理清晰找取，阅后应及时放回原处。 （二）未经办公室同意不能随意翻阅已分类保存的文件，以免文件混乱或丢失。 第三章 印章管理 为加强印章管理，严格控制审批程序，维护单位印章的权威性、严肃性，防止印章滥盖现象发生，特制定如下制度： 一、印章管理 1、印章由办公室专人专柜负责保管，按保密要求，保管人员不得委托他人代盖印章，不得私自随意将印章带出办公室，不得交由他人使用或拿走使用。 2、规范启用印章，严禁在空白条笺和白纸上加盖印章。严禁私盖公章。 3、建立《申请盖章文件登记本》台帐，登记用印时间、用印部门、