贸易公司档案管理制度.docx

档案管理制度 1 基础文件材料 员工办理入职手续时填写的人员基本情况登记表。身份证或户口本复印件，由公安部门出具的曾用姓名、民族、出生日期等的证明材料。 学历证书、本科以上学历人员的学位证书及职称证明的复印件。包括国民教育、成人教育（大、中专）取得的学历、授予学位证明材料、培训结业成绩等的复印件。取得专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的证书复印件。近期一寸免冠照片三张。 原工作单位离职证明原件或复印件。 在防疫部门或医院办理的健康证原件或复印件。 户籍所在地出示的无犯罪记录证明原件或复印件。 特殊工种要求的岗位资格证书。 劳动者与公司签订的劳动合同、培训协议、保护商业秘密协议等。 以上人员资料均按照员工入职管理中规定执行,在员工入职时收集齐全归档。 2 考评记录 公司实行制度化的评估工作，对员工工作表现定期定时进行考评。考评记录可比较全面地反映出员工的工作概况，具有重要的查考作用。目前公司员工工作表现评估工作按照三工转换制度执行： （1）试用期员工在经考核转正之后填写的员工转正考核评价表，这是员工试用期考评情况记录，中心经理审批后放入员工档案中； （2）日常考评结果以公司制度中三工转换结果为准，仅针对三工转换连续三个月优秀或待改进记录进行归档，每半年归档一次。 3 考勤记录 员工出勤情况记录是员工工作态度的反映侧面，体现了员工对企业的忠诚和对工作的责任感。 员工考勤记录采用缺勤记录的办法存入员工档案中。针对连续3天以上矿工5天以上迟到早退结果归档。每半年归档一次。 4 奖惩记录 员工在日常工作中表现突出或违反纪律而受到各种奖励或处罚的记录是对其工作能力、可信赖程度、工作责任心及工作态度的一种检验尺度，也是考察员工表现，使用与提拔员工的重要依据。 集团公司行政、纪检、工会等部门在工作中形成的有关材料：劳动模范、见义勇为、符合公司相关制度荣获的三等奖以上等表彰奖励以及违反集团公司相关规定而受到的处分决定、通报批评等材料，每半年归档一次。 5 职位变更 员工在工作中，由于工作表现及服务年限因素，其职务、级别与工资待遇等内容会有变化，这种变动也体现了员工工作能力、工作表现、贡献大小。因此，员工工作档案对员工职位的变动记录是考查员工工作表现的客观依据。其中包括员工调动申请表、任命书、撤职表、待岗申请表等。 员工在发生职位变更的时候及时办理变更手续并将相关材料在5个工作日内放入员工的档案存档。员工调动手续由调入部门负责存档。 6 归档要求 归档材料必须是办理完毕的正式材料。材料应完整、齐全、真实，文字清楚，对象明确，有承办部门或个人签字和形成时间的日期。员工办理入职手续后的三天内建立其基本人事档案。 员工有下列情况发生变化时，应立即向人事专管员报告，由人事专员对人员信息进行更新，如不及时汇报造成的一切后果由本人自行承担： （1）姓名、住址或联系方式发生变化时； （2）新取得某种学历、技能、资格、称号时； （3）自己和直系亲属情况发生变化时（出生、死亡、结婚、离婚等）。 部长级（含副职）以上人员离职，其人事档案保留两年，其他员工离职，其人事档案保留一年。 人员办理调动时,员工档案由原部门将档案转到现部门，由现部门所属档案管理机构保管,如属同一档案管理机构则不需调档。 此人事档案为公司内部建立的档案, 其中材料为公司留存份，员工离职不返还。