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浅谈高校档案电子化管理现状 　　摘 要：随着社会飞速发展，信息化建设工作在各大领域都有了不同程度的发展，高校档案的信息化建设工作在高校档案领域也成了重中之重，与传统的纸质文件管理相比，电子文件具有更多的时代性，满足了信息时代的信息需求。高校档案电子化对于现代信息管理具有不容忽视的作用和意义。本文从分析档案管理的现状，介绍了档案信息化建设的概念和内容，分析了档案信息化管理的重要性，提出了存在的问题，为档案信息化的建设做出了贡献。 　　关键词：高校 数字化 档案 建设 管理现状　　高校档案作为记录高校发展轨迹的历史以及在各方面活动历程的存在，一直是高校发展、建设过程中的重点，删除档案的记录功能，通过查阅档案还可以让后人总结前人的经验，吸取经验，去其糟粕，为高校未来的大发展、快发展起着不可或缺的作用。　　在以往档案的提供利用工作中，传统的档案管理方法已经出现了很多问题，比如出现的死档问题，早期的档案年代归位不准确影响档案的提供利用问题，阅档过程中手上的汗渍对档案造成伤害问题等，不管是从信息化建设发展的速度方面看，还是从现存的档案管理方法的问题方面看，纸质档案电子化都将是一种更好的发展方向。这不仅是因为信息化建设的大趋势，而是纸质档案电子化之后可以解决当下存在的大部分问题，还可以形成资源共享，让档案可以更方便、更快捷地为人们所用，使档案可以最大化地被利用。可以说，档案电子化建设工作是势在必行的，也是充满重要意义的，因此，高校电子档案的管理工作也将被列入重要的议事日程中。　　对于电子档案的建设来说，不仅需要从技术手段方面进行更新，同时还需要档案管理人员的配合，对档案的管理方法和档案管理人员自身观念做出改變。档案管理人员要通过自学相对应的管理知识，提高自己的相应能力，达到能熟练操作与档案电子化建设工作相关的各种电子设备的能力，逐渐完善电子档案的建设和管理工作。　　一、档案电子化管理的概念及内容　　纸质档案电子化建设工作是运用信息技术的方法和手段来提高档案管理工作现代化水平，考虑档案的现有情况、原则及整理方式等，对原始的档案管理方式进行革新、重建，应用信息技术的方法和手段重新将原来的纸质档案生成电子档案，起到加强管理，深度开发利用档案的目的，最终实现电子档案信息达到社会化的服务功能。　　纸质档案电子化建设工作大概分为三部分，第一部分是利用数据库技术、扫描技术、数据压缩技术等手段将已有的纸质档案进行数字化加工处理;第二部分是进行相关的网站建设，利用主页方式提供相应的服务以及进行档案应用方面的宣传;第三部分是基于前两部分基本完成的情况下进行数字档案馆建设，形成一种无形的信息组织，把数字档案馆与实体档案馆进行结合，形成新的机制，使其相互依赖、互相监督。信息技术、快速准确处理复杂的人事数据和事务，优化高校档案信息管理，有效提高工作效率。可以使高校档案管理制度化的方向一步一步标准化、科学发展，增加电子化档案信息安全保障，不仅可以防止文件丢失，因为某些原因的损失，也可以有效防止人为修改或欺诈案件的档案信息。　　二、档案电子化管理的重要性　　（一）保护档案原件　　在信息化的众多优点中，最重要的要属对档案存放的变更，在传统档案管理方法中，保管档案的要求很严格，但局限于技术手段和保管方法限制，无法对档案原件进行很好的保存，档案的每一次提供利用都是对纸质档案原件的一次损伤。　　电子文件管理不仅可以最大限度地节约资源、提高效率，而且可以实现文件的实时共享。分类检索系统能够对重要文件进行有限制的检索，从根本上消除了文件的泄漏。其次，档案电子化管理与建设中，可以使用扫描存储、拍照录像等方法存储纸质档案，再将形成的电子档案存储在电脑里，不仅方便使用，在使用期间也不用担心频繁地利用档案再对纸质档案原件造成的伤害，不用担心翻阅纸质档案时的摩擦、复印时使其字迹变浅、变淡直至模糊不清的状况出现。同时，也可以更好地管理档案，延长档案的保护期限，不再担心因外力因素导致的档案丢失、损毁等情况的出现。　　（二）整合资源管理　　档案电子化管理带来的另一突出特点就是对纸质档案进行更好的综合整理。档案记载着一个学校的发展历史进程和各类信息，蕴含的知识非常广泛，在现有的档案管理模式下，对档案管理工作中提供利用这方面既耗时费力，又存在着工作效率过低，提供利用档案有时不准确，而且使用范围较小，对档案信息资源利用的局限性很大，同时也存在着管理混乱的现象，无法形成资源共享等问题。纸质档案形成电子化管理模式后，此过程可以大大缩短，在整合管理方面有很大进步，会大幅度地提高工作效率，包括后续的查询和使用也会相当的快捷方便。　　（三）快捷查询　　在档案管理工作中，录入档案信息只是其中一个部分，最重要的部分当属档案的查询，查询在过去的档案管理工作中是困难最大的。由于档案系统的