万千百货档案管理规章制度.docVIP

大连万达万千百货股份有限公司 档案管理制度 总则 为规范万千百货档案管理工作，根据《中华人民共和国档案法》，结合万千百货实际情况制定本制度。 本制度所指的档案，是指万千百货在经营管理活动及建设过程中直接形成的，对公司有保存价值的各种文书档案、实物档案、声像档案、会计档案、人物全宗等历史记录。 公司全体员工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。 管理职责 万千百货实行统一领导、集中与分级管理相结合的档案管理模式。总部行政部为万千百货档案管理机构，负责管理总部各部门按规定移交的档案，并对各地公司档案管理工作进行监督指导和考评。 总部行政部履行下列职责： 2.1根据国家有关法律法规，结合万达集团要求和万千百货实际情况，建立健全档案工作制度和具体实施细则； 2.2负责万千百货归档范围内档案的收集、整理、保管工作； 2.3监督、指导各地公司档案管理工作； 2.4开展档案统计工作； 2.5组织档案鉴定和销毁工作； 2.6开展档案管理员培训。 百货总部和各地公司主管行政后勤副总经理分管档案工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职责范围和有关人员的岗位职责中，依据万千百货档案制度确定的原则建立健全本公司档案制度，明确档案工作主管部门，配备档案管理人员具体负责档案管理工作，统一管理本公司档案并按规定移交。 百货总部行政部设立专职档案管理员，负责总部档案的收集、整理和保管工作，监督、指导总部各中心、部门及各地公司档案管理工作，统计、收缴移交档案并做好百货系统档案编目整理工作。 百货总部各部门及各地公司行政部配备兼职档案管理员具体负责本部门/公司档案的收集、整理工作，并按规定向总部行政部移交档案资料。 原则上各级档案管理员为本部门助理，财务部为财务经理，人力资源部为薪酬经理。档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内以OA形式向百货总部行政部报备。 档案管理员职责： 7.1贯彻执行万千百货档案制度，建立健全本部门/公司档案工作实施细则，做好档案的接收、借阅登记手续； 7.2熟悉本部门/公司文件材料归档范围和保管期限，做好本部门/公司文件材料的收集、整理和立卷归档工作，确保部门/公司文件材料的齐全、完整、准确； 7.3负责对本部门/公司各类电子文件进行整理、著录，建立本部门/公司的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作； 7.4根据本部门/公司不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，准确编写件号，清楚填写卷内目录和备考表； 7.5做好档案统计工作，主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向百货总部行政部上报档案统计报表和移交档案； 7.6负责本部门/公司档案信息系统的管理和维护工作。 档案构成 凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存。 文书档案：是公司在职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件，包括行政管理类、经营管理类、计财管理类、人事劳资类、策划宣传类、法律工作类等。 实物档案：是指公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本公司的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料。 声像档案：是指公司在成长、发展过程中直接形成的能够反映本公司历史面貌的以感光、磁性材料为载体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的磁带、照片、VCD等。 会计档案：是指公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算材料及清单、交接手续等。 人物全宗：公司主要领导人和榜样职员的生活经历、工作业绩等。 归档的文书包括： 6.1公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等； 6.2公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）； 6.3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结； 6.4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要； 6.5公司对外交流的来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料； 6.6公司各部门的发文； 6.7其他具有保存价值的文件材料，重要的工作经验材料； 6.8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。 归档要求 应当归档的文件材料由具体承办人负责积累，办理完毕后应在5个工作日内向所在部门档案管理员移交。移交时需填写《档案交接单》（附件2）。 文书结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影本；如因业务处理需要，经办部门可以办理借原件阅手续后利用。 凡以百货总部名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书、备忘录、信函等法律文件