笔头沟通的技能.pptVIP

笔头沟通技能;本章基本要点;5.1 笔头沟通的作用和类型 ;笔头沟通的类型： 根据笔头沟通渠道的不同，笔头沟通可以分为纸张沟通(包括正式和非正式报告、信件、商务函件、备忘录等)、传真沟通、电子邮件沟通和电子会议系统沟通等。;5.2 受众导向的文字组织原则 ;1.受众对信息的第一反应会是什么;2.受众到底需要多少信息？;受众对于讨论主题知道多少;受众对信息主题的常识来自平时的阅读还是个人经验;要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息;3.以何种方式编辑信息以激发受众兴趣;在???双方之间的一致之处时，不妨向受众提供你们共同的经历、兴趣、目标和价值观。具体在沟通相互之间一致点时，建议： 采用生动、短篇、有趣的故事谈论你们的共同之处，故事的情节应有趣新颖，不要给人感觉在作报告； 写作风格应尽量友善、非正式； 文章结束语和敬称等要让读者感觉到在这个正式或非正式群体中的归属感。;（2）在信息的编辑时，要注意受众对于文章的语言、结构和格式的偏好： 受众喜欢何种写作风格。根据对受众的了解，选择不近不远、友善的风格； 避免使用激进或禁忌的词汇令受众感到反感； 了解受众所需信息的具体程度； 根据受众个性和文化背景的不同选择直接的或间接的信息结构； 根据受众对于表达方式(包括长度、版式、脚注等)的偏好编辑文字。 ;5.3 笔头沟通的语言组织技能 ;5.4 笔头沟通的写作过程 ;;5.5 报告的书写 ;报告有以下几种分类： (1)根据长度指标不同：短报告和长报告； (2)根据语气指标不同：非正式报告、一般报告和正式报告； (3)根据主要内容指标不同：工程报告、财务报告、营销报告和事故报告； (4)根据时间或进度指标不同：每天报告、每周报告、月度报告；或中期报告、进度报告、最终报告； (5)根据重要性指标不同：日常报告、特殊报告和紧急报告； (6)根据写作风格指标不同：叙述性报告、说明式报告、评述性报告、图画式报告和统计性报告； (7)根据流通范围指标不同：办公室报告、公司报告、公共报告、私人报告。;2.报告的目的和成功报告的必备条件 ;“关于开展全国抽奖申请的评估情况研究”调查范围 1.“关于开展全国抽奖申请的评估情况研究”的工作主要着重于对开展全国抽奖申请的评估，以确定现在的抽奖申请是否按“国务院关于……的规定”中第五章的规定实行许可证制度。 2.调查工作的目的在于： 检查是否按照有关法案的立法宗旨，公平一致对待所有申请人，建立合理的评估程序以审查关于开展全国抽奖的申清，授予“规定”第五章中的许可证。 确认申请人的最终人选是否是以合理恰当的方式确定的，是根据设定的评估程序和对其证据充足的合理修改、在允许主席本着有关法案的立法宗旨合理行使其决策权的情况下做出决定的。 确认授予的许可证是否符合合格申请的有关条件。 ;一个成功的报告要具备的条件： 报告内容应该统一，一般只涉及一个主题，不应包括读者不需要的内容和与主题无关的内容； 报告内容应该完整，包括读者需要的所有内容； 所有的信息应该准确，根据事实作出的推理应该正确； 应按照基于逻辑分析和材料分类的计划描述主题内容； 内容表述方式应使计划清楚，以使读者很清楚有关内容所在及原因； 报告应以简单、精炼的风格写作，要便于阅读，不会令人误解； 不管读者是否知道有关的技术和细节，报告对于所有可能的读者来说都应是易于了解的。 ;3.报告的基本结构 ;（1）内容简介;（2）报告正文;（3）最后部分;4.报告的格式、布局、标题和编号报告的格式：信函、便笺式(e.g.) 纲要式(e.g.) 混合式(e.g.) ;信函、便笺式;纲要式;标题设计 ;常用的标号方式： 编号组例——“数字”体系： 1． 1.1 1.2 2． 2.1 2.1.1 2.1.2;5.长篇正式报告格式简介 ;长篇报告的典型格式;扉页 ;扉页;参考书目和文献;5.6 如何起草公司年度工作报告 ;充分准备、领会目的;全面酝酿、构筑框架;提炼写作、修改完善;一个完整的年度报告写作过程 ;报告写作技能要领 ;5.7 英文信件的写作 ;信件格式 ;;