遵义市城建档案报送和归档标准.docVIP

遵义市城建档案报送和归档标准 一、报送内容： 根据《建设电子文件与电子档案管理规范（CJJ/T117-2007）》及《建设工程文件归档整理规范（GB/T 50328-2001）》,凡属城建档案馆收集范围的工程，在向城建档案馆移交纸质档案的同时应移交与纸质档案完全相同的电子档案，无法提供电子档案的须对纸质档案进行著录和扫描处理形成电子档案。内容包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件以及声像文件。 二、报送程序： 1、建设单位在组织工程竣工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收；在报送工程纸质档案时，应同时报送电子档案，建设工程电子档案用光盘报送，应一式二份。 2、档案形成单位将电子文件输出制成纸质文件归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本，并在格式、相关说明及描述上保持一致，并建立准确的标识关系。 3、同一个保管单元内，建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进行。 4、城建档案馆要对建设单位报送的工程电子档案进行检验，重点检查以下内容： （1）建设电子档案的真实性、完整性、有效性； （2）建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联； （3）电子档案移交载体有无病毒、有无划痕，封面填写是否齐全； （4）工程电子档案、文件签章是否齐全。 （5）所要求的声像档案是否齐全。 5、城建档案馆对建设工程纸质档案、电子档案检验合格后，出具《遵义市建设工程档案专项验收意见书》。 6、城建档案馆对建设工程纸质档案、电子档案审查合格后，签发《建设工程竣工档案资料移交证明书》。 三、工程电子文件的质量要求??? 1、?建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件，同一单位工程的电子文件应统一在同一文件下一起上报。一个工程项目由多个单位工程组成时，每个单位工程的电子文件应单独整理立卷，同一保管单元（或同一案卷）内电子文件的组织和排序应与相应的纸质文件相同。 2、电子文件的内容应与相对应的纸质档案原件完全相同，且图像清晰、完整、不偏斜、不失真、不漏页。 3、电子文件应按照要求格式制作。目前认可的文件格式有：DOC、 TXT、XLS 、PDF、DWG 、TIFF、JPEG、MPEG、AVI、WAV、MP3等。其他格式形成的文件，均应转换成以上的格式。 4、凡能够提供电子文档的文件应移交电子文档，不能提供电子文档的文件应提供扫描件。 5、电子文件的载体或装具上应有封面和目录，封面的内容及格式应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》（国标CJJ/T117-2007）中附录B、D的要求。 6、同一工程的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。 7、?通用软件产生的电子文件，应注明其软件型号、名称、版本号、相关参数、说明资料等并拷贝字库。 8、电子文件的存储载体应设置成禁止写操作的状态。电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜用为电子档案长期保存的载体。 9、与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的控制信息（如电子签章信息等）必须与电子文件一同收集归档。 10、应保证移交的载体的安全性。移交的载体应无病毒、无划痕。 11、扫描件的质量要符合以下要求： （1）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、图纸，页面为黑白两色或蓝图，并且字迹清晰、不带插图的档案，采用黑白二值模式扫描，清晰度较差的采用灰度扫描。带有有色标记且必须保留其色彩的应采用彩色模式扫描。 （2）扫描的电子文件，分辨率应为200dpi，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。黑白模式存储为TIF格式，灰度、彩色模式存储为JPG格式，压缩率的选择应保证扫描的图像清晰可读。 （3）扫描时对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。 （4）采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。 （5）对大幅面档案进行分区扫描形成的图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。