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Effective Email Guidelines * * 有效的电邮手册 Steven 目录 Email Has Become Ineffective 电邮变得低效 Poor Usage Examples 低级的使用案例 Use Smart Subject Lines 使用准确的标题 Think Before You Click 点击前考虑清楚 Write for Action 写的内容与实际效果相符 Reducing the Load 压缩容量 Quality Communications 高质量的沟通 Recommended Standards 推荐标准 General Tips 常用技巧 Call to Action 电邮变得低效 电邮存在双重问题 太多的信息飘渺不定 一半是没有必要的 另一半是低效的 将问题归咎于你自己 使用准确的标题 所有信息都应该是清晰的，并且明确的“标题栏”应该： 描述信息内容 明确是否有责任人或完成日期 清晰信息是为谁写的 标题模版 TAG description [action] [due dates] [(EOM)] 标签 描述 [行动] [完成日期] [（结束）] 使用准确的标题, 内容 好的标题案例 仅供参考：3/14讨论会议备忘录 每周: 约翰史密斯 –操作 WW17 跟进行动包括:MRC的会议记录, 所有跟进行动结束时间为星期五 4/1 公告：POR程序的更新及相关信息 乔·鲍勃: 你周三中午开会并请携带更新的资料 议程：3/12周四早上10点在123室举行全体员工会议 玛丽:我将出席全球“面对面”会议并作简要介绍（结束） 低级的标题案例 每周备忘录 这里有一个服务链接 关于：演讲文件 （空白标题） 不相干的标题—用旧的标题栏发时，其与内容无关 标签 描述 [行动] [预定日期] [(结束)] 使用准确的标题, 内容 如果你可以在标题栏内写清楚所有内容，就不需要再在文本框内输入任何内容。 在标题的结尾，打上（EOM），以告知收件人：在电邮的正文中没有任何文字信息。EOM意思是“结束” 鲍勃，你打算周五去吃午餐吗？（结束） 我同意丹的合约提议并打计划今天签约。（结束） 杰夫,金:请确定时间与我开会讨配置问题（结束） 点击前考虑清楚 不要自动的“全部答复”。 回复邮件时，确定列表上所有的人都需要回复，或者只需回复发件人。 发送前，最后检查你的群发名单确认是否所有的收件人都需要收到这封电邮。 如果你的电邮对他们的工作不重要的话，大多数人是没有时间看的。 如果仅仅因为他们的名字在群发名录上，这并不意味着他们想继续和你用电邮探讨。 无论如何，一但用电邮探讨超过2-3个回合，那么，你该用电话方式了。 考虑清楚你要将电邮发给谁! 写的内容与实际效果相符 在电邮的第1-3行，要明确其内容 包括行动责任。 需要在特定时间回复。 包含的信息是收件人在工作中需要的。 这样可以使Outlook预览页面使用更有效。 使用To: 和Cc:地址要准确 如果你想产生实际效果，一定要把收件人放在To:一栏，而不是Cc:一栏 将大量的时间浪费在电邮上是不明智的。如果想让电邮产生效果，请尽量在信息文本的开端列明。 压缩容量 对系统和接收者超负荷 发送不必要的附件，会导致因特网的电邮箱网络超负荷而导致问题产生 打开或关闭文件令接收者烦恼 每次尽量使用文本信息 情况汇报，会议记录，出差报告，简单提议 必要时，使用格式化文件 电子数据表，演示文稿，正式文件 使用企业内部互联网 考虑发送一个超级链接或文件路径来代替文件 在他们开始前停止回复 如果不需要回复，在你的电邮l结尾处注明“不需回复” 高质量的沟通 当需要“马上回复”时，电邮不是一个恰当的沟通手段 很有可能象你一样，会错过重要的最后期限 在会议前的几个小时内，不要仅用电邮去通知议程的更改 不要期望重要的任务在几个小时内让接收者处理完毕。 .在会议前，预先发出你的报告资料 使用电邮传达那些不敏感的或非感性的信息 如果想省时间，应避免创建那些需要花很多时间解释的情形 电邮不能取代在非常短的时间内与恰应的参与者的有效沟通. 问自己：电话是会否会更有效？ 高质量的沟通, 内容… 如果一个话题在经过1-2个的电邮回复后仍不能得到结果，那你必须—停止发EMAIL 打个电话或开个短会去讨论和解决，你会得到更快更高质量的得到结果。 问自己，你是为了分享经验还是仅仅为了发泄 有时我们都需要发泄，但电邮也许不是一个合适的方式。 需面对面的建议或争执，都不能在电邮中解决 甚至不要试！ * * *