文件和报告的写作培训.pptx

2010年5月25日 高级商务策划师 / 汽摩4S职业培训师 （QQ：389397192）;内 容 提 纲;第一部分、文件类别和写作要求;一、工作中常用的文件类别;二、文件的基本结构;三、文件写作的6C原则; 4．完整： 表达事项（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不遗漏。 5．简洁： 层次分明，文字简炼、生动，不拖沓，不堆积词句。 6. 得体： 风格适宜、规范，措词得体。;; 1、明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？ 2、收集信息资料——供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？ 3、拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排，强化要点，有详有简。 ? 4、完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章。 5、认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意。;二、文件写作的6W3H准则;a写什么？ 要达到什么目的？ 采用什么文本、文种？ 给谁看？ 要求对方做什么？ f怎么做？ g达到什么效果？;三、文件写作的注意事项（技巧）; 5、版面排列清晰，切忌过分花哨的装饰。;;☆文件写作三环节;; 1、请示的概念 “请示”是下级向上级请求指示和批准时使用的文件。 适用于以下情况： （1）工作中遇到的新情况、新问题，缺乏明确政策规定的情况。需要上级批准才能办理的事情。 解决“请求该怎样做”的问题。 （2）对本单位/部门所提出的工作方案做出批准。 解决“请求批准这样做”的问题。 （3）超出本单位/部门职权之外，涉及多个部门的事情，需请示上级予以指示。 解决“请求有关单位这样做”的问题。; ⑴ 开头——说明请示的原因 说明请示的理由、依据或目的，必要的话写明请示问题产生的背景。阐述清晰解决问题的必要性、紧迫性。同时讲清事项已经具备的条件和办理的可行性。 然后用“为此，特请示如下”，或“现将有关事项请示如下”，或“现提出以下请示意见”等作为过渡句，引出正文的主题部分。 ; ⑵主体——提出请示事项 要讲清遇到了什么问题、要请示哪些事项、本单位准备怎样处理等。重点在于对解决有关问题提出的具体建议或意见，以及具体要求的说明，甚至要提出解决问题的初步方案供上级定夺。 如请示事项存在几种可能解决的办法或方案，要提出倾向性意见，积极帮助上级出谋献策，不能简单上交问题和矛盾。; ⑶结尾——恰当使用结语 用简短的语言，明确提出请上级指示、批准、批转的肯定要求。 注意采用征询、请求、谦和的语气，使用祈请语言。 如以下格式： “当否，请批复。” “以上请示妥否，请指示。” “以上请示如无不妥，请批准。” “以上请示如无不妥，请批转××执行。”;3、注意事项;二、报告; （2）时间不同 报告是为了让上级了解和掌握情况，所涉及的工作或未进行，或正在进行，或已经完成，因此可以在事前、事中、事后写报告。而请示必须要在事前，必须经上级审核、批准后才能实施或办理。 （3）内容不同 报告的内容可以具有综合性特点，可以同时反映多方面的情况和问题。而请示的内容单纯，必须一文一事。 （4）处理结果不同 报告上交后，不需要上级批复，阅后可归档。请示，上级无论同意与否，都必须给予批复。; （1）开头 对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作开展的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价、以及要报告的主要问题等。 （2）主体 重点回顾工作进展情况和主要成绩； 提炼工作中取得的经验和体会； 找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法； 提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。; 情况报告的正文一般包括下面几个内容： ①交待发文缘由 扼要说明依据或背景，也可概括情况的全貌等。 ②反映主要情况或问题，必要时可对情况和问题进行分析。 ③以后工作的计划，或提出解决问题的办法或措施，或推测情 况发展的趋势，为上级做出决策提供依据。 （3）结尾 一般使用下列术语 特此报告，请审阅； 以上报告如有不当，请指正。;三、通知;3、通知的写法; 4、两类通知的写法;四、工作计划;3、规划; （２）正文 ①前言：即有关的背景材料，是制定规划的起因和缘由。要认真地综合和分析。 ②指导方针和目标要求