演示版2012施耐德销售大会——会务签到与管理执行方案.ppt

* * * 广州 · 上海 · 北京 · 香港 · 新加坡 Professional Exhibition & Conference Registration Services S 2012施耐德销售大会 会务签到与管理执行方案 项目名称 2012施耐德销售大会 需求单位 2012施耐德销售大会组委会 服务单位 广东师盛展览有限公司 实施时间 2012年2月27日-28日 项目基本概况 目录 签到前准备 人员安排 签到流程 相关预案 会后数据分析 案例分享 签到前准备 主办方提供数据 生成嘉宾数据库 匹配嘉宾二维码 发送二维码彩信（客户） 打印邀请函并分类（客户） 发送邮件邀请函 （客户+工作人员+VIP） 会前邀请 签到地点 主会：绿地笔克会展中心-1号厅 分会：陕西宾馆 Connect 酒会：绿地笔克会展中心-2号厅 每一套签到设备包括： IBM电脑 二维码识别器 斑马打印机 17寸触摸屏 签到现场需要的条件： 签到处有一个三插电源（我方会有接线板把电拉到备一台设备下面） IBM桌 我方现场会配备UPS不间断电源设 备，以防因现场断电导致的签到数据丢失 设备准备 签到人员培训 二维码签到系统的培训 发放系统的操作指南，并结合论坛实际情况讲解具体操作 现场考查人员的打字速度 对每一位工作人员进行模拟签到测试 把签到系统搭建起来，让每一位签到工作人员实际操作（测试数据为模拟数据，非真实） 其他培训 论坛的情况介绍 专业商务礼仪、礼貌用语培训 人员安排 时间 人员安排 工作内容 2月27日 1名项目经理+1名技术人员+18名工作人员 PDA签到 2月27日 2名项目经理+2名技术人员+21名工作人员 主会场引导 2月27日 1名项目经理+5名专业人员+41名工作人员 酒会各项游戏区引导 2月28日 2名项目经理+2名技术人员+20名工作人员 主会场引导 2月28日 1名项目经理+1名技术人员+5名专业人员+52名兼职人员 各分会场签到，发放会议资料 人员安排 人员 工作内容 项目经理 负责与活动主办人员沟通、负责整个签到处的管理、兼职人员培训 技术人员 负责签到处设备的搭建以及现场数据库维护、负责现场抽奖 兼职 在签到设备前协助客人签到 人员安排 ?入场设4个通道 ?每通道4名工作人员 ?12:00后扫描参会胸卡 ?茶歇后扫描进场人员胸卡 ?扫描提前退场人员（大会结束前15分钟不再做扫描） 通道 入场扫描 早退扫描 签到流程 主 会 品酒台秩序维护 入场监督 游戏引导 ?担当各游戏竞赛的裁判 ?维护现场秩序 ?17:00后，酒会开场 ?入场要求：佩戴本会胸卡者 ?维持品酒台秩序 ?担当品酒环节的裁判 酒 会 Connte ?12:30后开始扫描 ?扫描核对参会人员信息是否正确，如果不正确，建议客人到咨询台核对自己的分会信息 ?会议期间，扫描提前离场人员信息（会议结束前15分钟后，停止扫描） ?会议结束后，兼职人员到酒店1楼大会咨询台等候分配新任务 分 会 相关预案 . 3、会议当天主、分会场同时报道，确保报道信息准确。签到开始，各人员就位，设备事先调试好，以备现场拥挤。 4、为针对用餐的情况，我们采用卡轮流用餐、工作证领餐、以及专门短信告知用餐等方式，规避无关人员进入餐厅就餐。 1、提前对平台进行压力测试，在公司、会议现场进行多次压力测试，确保平台稳定。 2、对网络进行测试，现场采用独立的局域网进行部署，进行独立的数据“双向”交换技术，以达到安全、稳定。 数据分析 邀请函报告 邀请函发送情况总表 邀请函客人接收情况报告 邮件邀请函客人打开情况报告 改发短信邀请函的客人名单报告 签到数据 已签到客人名单及客人签到时间报告 未签到客人名单报告 按客人类别的签到报告 抽奖 参加抽奖的客人名单报告 中奖的客人名单报告 案例分享 2011TI技术研讨会（深圳、上海、北京） 客人携带邮件确认函到现场，在设备上刷二维码，系统自动打印客人胸牌。 相关案例分享 外交部蓝厅论坛 大使们携带邮件确认函或二维码彩信到现场，在设备上刷二维码，系统自动打印大使的胸牌，大使们凭胸牌进会场参会。 * * *