超级整理术(干货版).docVIP

超级整理术 超级整理术txt 一、谁该学整理，什么是整理 ●要做的工作太多，不知从何处下手。 ●办公桌上乱成一团，时间经常花在找东西上。 ●电子邮件看不过来，不知道怎样整理电脑内的信息和资料。 ●虽然制订了工作计划，但从没按计划完成过；上班时间不够用，经 常加班。 ●总是说“忙死了”。 如果你中枪成筛子，那么你应该读读这本书，跟泉正人学习“超级整 理术”。泉正人是“超级整理术”的发明者，他担任着日本金融学习协 会理事长，同时经营 5 家企业，每天还能节省出上午 9 点以后的时间 用于学英语、打高尔夫，每月会去海外视察、旅行，每年读书多达 300 本以上…… 你的办公桌很干净？你的电脑中设了好几个层次的文件夹？不要以 为做到这些样你就是个会整理的人。本书的目标不是把你培训成处女 座。“整理不是为了环境整洁，而是为了提高工作效率。” “超级整理术”的总体方法是“按照规则进行整理”。只要设定了规则， 并彻底执行，不依靠记忆力和意志力，也能实现整理的目的，从而获 取更多的自由时间。 规则越简单越好，如果整理方法太繁琐连自己都记不住，那肯定不能 长久坚持。请记住：不必追求完美，整理得不彻底也没关系，只要稍 微整理一下能比以前少浪费一些时间，就很好了，切忌把大量时间花 费在整理上。整理术有一项原则：“可干可不干的事应尽可能地偷懒。” 总之，放松心情来学习整理吧。 二、整理文件和办公桌 据统计，一个现代商务人士，一年花在找东西上的时间大约是 150 小 时。按每天 8 小时工作时间计算，一年中有 19 个工作日在找东西。 如果整理得当，可以把这么多天的时间都节约下来供你自由支配，光 想到这一点，是不是就足够令人开心？ 1．不要记“东西放在哪儿”，而是记“应该放哪儿” “整理的最佳状态是，需要的东西和信息随时都能找得到。”如果仅是 摆放得整整齐齐，但是弄不清东西放在哪里，无法随手取得，这样的 整理没有意义。 我们应当记住的不是“东西放哪儿了”，而是“东西该放哪儿”这一规 则，而且，规则越简单越好，太复杂反而会把自己搞糊涂。 用后归还原位很重要，这是大家幼儿园时就知道的道理，为什么成年 人常常做不到？一个重要的原因就是：没有制定摆放规则，忘了该把 物品还原到哪里。如果规定好物品应该摆放的位置，记住这个规则， 并彻底执行“用后就还原”，肯定不会半天找不到自己需要的东西。 2．文件分类保管，但不必分类太细 文件一到手就要分类，但不必特别细致，可以这样做：①正在办理 的或近期要用的文件，放在托盘或透明文件夹中，摆在办公桌桌面上 最容易拿到的地方；②需要保存的重要文件，如合同、发票等，封 口保存；③不知以后是否需要的文件，暂时保存。 正在办理的文件放入透明文件夹，具体说来，最好根据工作项目分类 保存，只要是和某个项目有关的文件，统统放进一个文件夹内，如果 一个放不下时，可分为多个。为了便于分辨，应给透明文件夹加上封 面，在 A4 纸上面写清项目和合作方名称，以及开始日期（最好统一 格式用 6 位数，如 080801），封面用 Word 文档的固定格式打印，每 次打印封面时直接调出文档填写时间和名称即可，既节约时间，也便 于管理。 尽量把文件统一成 A4 纸大小，看上去整齐，便于收纳，也不容易丢。 大尺寸的资料，就缩印成 A4 尺寸再保存。从杂志上剪下来的信息或 是写在小记事本上的内容，如果比 A4 尺寸小，要么把它们输入电脑， 要么用订书机订在 A4 纸上。 装文件的透明文件夹，建议竖着放进大号文件盒里，便于抽取。大文 件盒的颜色本身就可以作为分类标志。比如说，蓝色的用于存放“预 算”类，黑色的用于存放“资料”类，这种方法简单有效。但颜色分类 法也要尽量粗放，如果颜色太多，连自己都想不起来某种颜色代表什 么内容，那就失去意义了。 总之，“规则要简单到不费脑子的程度，才是最好的”。 透明文件夹放进大号文件盒时，如果数量不多，也就无所谓什么顺序， 如果数量比较多，为了避免日后找起来麻烦，就需要进行适当的分类。 日本流行一种方法叫作“使用频度分类法”：凡取出一份文件，还原时 都从左侧摆放。这样，使用频率高的文件，都集中在左侧。如果文件 盒里插满了，就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为“已办理、 需保存”的那类，或直接扔掉。已办理并且需要妥善保存的文件，放 入大号硬质的文件夹，在文件夹书脊的位置贴上标签，写清项目名， 摆放到不必随手取得的位置。摆放时可按照内容分类，也可按照拼音 字母顺序分类。 3．学会扔东西 广告彩页、商品目录、说明书等，凡是在网上可以阅览的东西，都不 要打印保留；不需要的邮寄品，阻止对方邮寄。总之尽量减少纸质文 件的堆积，并且学会及时扔东西，只有这样，有用的文件才能迅速被 我们找到。 判断一份文件该不该扔，有以下 3