办公自动化第3章-文字和表格处理S讲义资料.pptVIP

第 3 章 办公中的文字和表格处理 【本章内容介绍】 本章介绍了办公中文字和表格处理的基本知识 通过一个简单、实用的“招录公务员通知”文档为例，讲解了从文本录入、内容编辑、格式排版、页面设置一直到打印操作、网上发布的文档处理过程 以制作“通知”公文为例介绍了公文向导制作公文的方法，并介绍了公文处理的基本规范 以制作 “报考简章”为例，介绍了复杂文档制作的相关知识 通过制作招录职位表、报名登记表讲解了办公中各种表格的制作方法。 【本章主要知识点】 文档的录入、编辑和排版 文档的页面设置与打印操作 利用向导制作办公公文 大纲视图的使用 多级标题符号的设置 样式的设置与使用 规则文字表格的制作 复杂文字表格的制作 利用Excel制作表格 文字处理软件的主要功能 1．文件存储 2．内容编辑 3．简单排版 4．输入校验 5．输出 6．提供输入／输出接口 7．对象的嵌入与链接 3.1.2 文字处理软件的操作流程 图3-2 文档处理操作流程 3.2 本章实例效果说明1 图3-3 通知公文的正文效果 3.2 本章实例效果说明2 图3-4 附件1：“报名与考录简章”页面效果 3.2 本章实例效果说明3 图3-5 附件2：“录用职位表”表格效果 3.2 本章实例效果说明4 图3-6 附件3：“报名登记表”表格效果 3.2 本章实例效果说明5 图3-7 附件4：“报名推荐表”表格效果 3.2 本章实例效果说明6 图3-8 附件5：“各市报名信息汇总表”表格效果 3.3 利用一般文档处理流程制作“招录通知” 3.3.1 启动Word并作相关设置 1．启动Word软件 2．工具栏的设置 （1）工具栏简介 （2）将并列的“常用”工具栏与“格式”工具栏分开 （3）工具栏的显示或隐藏 3.3.2 文字和符号的录入 1．选择汉字输入方法 2．文本内容的输入 3．特殊符号的录入 4．文档录入后的联机校对 3.3.3 文档内容的编辑和保存 1．光标定位 2．选定文本 （1）选择内容较少并且不是整段的选取 （2）选择内容多但不是全文时的选取 （3）使用看不见的选择栏 （4）利用快捷键操作选取 （5）文档内容的扩展选取 （6）选定的简化 3.3.3 文档内容的编辑和保存 3．修改文本技巧 4．复制、移动、删除文本 （1）利用快捷键 （2）菜单方法 （3）工具栏按钮方法 （4）鼠标拖动方法 5．“选择性”粘贴的作用 6．撤消和恢复操作 3.3.4 字体与段落格式排版 3.3.5 文档的页面设置 1．设置纸张大小和方向 2． 调整页边距 3．设置页眉、页脚不同以及垂直对齐方式 4．确定每页中的行数和每行的字符数 3.3.6 打印效果的预览 3.3.7 文档的打印输出 1．打印操作的基本步骤 2．打印操作的其他方式 （1）文档的快速打印 （2）一次连续打印多篇文档 （3）“打印”对话框中其他常用项目设置 3．文档打印操作时的相关问题 （1）打印功能选项和设置打印机属性设置 （2）暂停和终止打印 3.3.8 文档的网上发布 3.4 办公文字处理规范及其公文向导应用 3.4.1 办公室文字处理的基本规范 1．公文种类 2．公文格式 3．公文用纸 4．公文用字 5．公文书写 3.4.2 利用公文向导制作招录通知正文 3.5 制作“报考简章”复杂文档 3.5.1 Word视图方式简介 3.5.2 利用大纲视图输入报考简章的各级标题 3.5.3 复杂文档的文字快速录入技巧 1．借助外部设备 2．自己定义新词 3．利用自动图文集 4．善于使用自动更正 5．巧妙利用替换功能 6．掌握一些汉字输入方法的使用技巧 3.5.4 编号和项目符号的设置 3.5.5 样式的应用与管理 1．样式的基本知识 2．直接套用样式 3．新建样式 4．使用自己新建的样式 5．修改样式 6．样式的管理 造字程序的应用 录入过程中经常遇到字库中没有的汉字，如何应对？ 比如： 3.6 电子表格处理概述 3.6.1 电子表格类型划分和制作软件选取 表3-2 办公用电子表格的常见类型 类型 详细分类 举例 1文字表格 11 规则的文字表格 日程安排表、假日值班表等 12 复杂的文字表格 求职简历表、项目审批表等 2数字表格 21 数字不参与运算 出货单、发货单等 22 数据统计报表 商品销售统计表、损益表等 23 数据库格式表格 学生成绩表、公司销售表等 24 数据关联表格 有各个月份数据表格组成的年度考勤表