01文件和资料控制程序(定).doc

题目: 文件控制程序 生效日期: 2003.01.01 文件编号:ZRC-Q/E/O-CXO1 版次：A/0 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 1 页 受控状态： 受 控 文件编号：QB-CRSGWHGS-CX01 中铁七局集团武汉工程有限公司 文件和资料控制程序 （依据：GB/T50430－2007、GB/T19001:2008、GB/T24001:2004、GB/T28001-2011标准） 版次：D / 0 发布日期: 2014.04.01 生效日期: 2014.04.01 目 录 1 目的 ………………………………………………………3 2 适用范围 …………………………………………………3 3 职责 ………………………………………………………3 4 工作程序 …………………………………………………3 5 相关文件 …………………………………………………7 6 记录 ………………………………………………………7 文件和资料控制程序 1 目的 对文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、标识、作废等全过程活动的管理，确保在质量/环境/职业健康安全管理体系文件使用处得到有关文件的适用版本，防止作废文件的非预期使用。 2 适用范围 适用于公司三合一管理体系所要求的文件、法律法规和其他要求的控制以及体系覆盖的各单位、各部门。 3 职责 3.1 公司行政办公室是本程序的主控部门。负责本程序的制订、修改，并指导实施；负责公司内部公文和外来公文的控制和管理；负责对公司各单位、部门文件的控制和管理进行检查和监督；负责文书档案管理；负责管理体系相关的法律、法规的管理和控制。 3.2 公司安全质量监察部负责管理手册、程序文件的控制和管理。 3.3 公司工程管理部负责技术文件（包括施工规范、验收标准、技术规程、标准图、质量计划等）的发放、控制和管理工作；负责科技档案管理。 3.4 公司各相关部门负责本部门与质量/环境/职业健康安全有关文件、本部门文件的控制和管理。 3.5 公司各子公司、中心、项目部负责本单位与质量/环境/职业健康安全有关文件、法律法规及其它文件的控制和管理。 4 工作程序 4.1 文件分类 4.1.1 管理手册和程序文件 4.1.2 其他文件：为满足管理体系有效运行所需的其他文件及记录。其中： a）内部公文：以公司名义编发的带有文件字头和编号的文件（俗称红头文件）； b）外来公文：来自上级、施工所在省市及省市行政主管部门的公文，来自顾客的文件等。 4.1.3 技术性文件：施工规范、验收标准、技术规程、标准图、技术性作业指导书、施工组织设计、质量计划等。 4.1.4 法律、法规：国家颁布的法律；国务院颁布的条例、法令法规；地方政府发布的地方法规，国务院行政主管部门发布的规章；行业协会制定的规程等。 4.2 文件编号 4.2.1 公司经营管理文件文号由公司行政办公室统一编号。 4.2.2 工程管理技术性文件由工程管理部负责统一编号。 4.2.3 其他管理文件由文件起草部门统一编号。 4.3 文件和资料的编制、审批 4.3.1 《管理手册》由安全质量监察部负责组织编制、修订。由管理者代表审核，总经理批准后发布实施。 4.3.2 《程序文件》由安全质量监察部组织各要素部门编写、修订，部门负责人审核，管理者代表批准。 4.3.3 其他文件由公司相关部门组织起草编制，主管领导审批。必要时报总经理审批。 4.4 文件的发放和控制 4.4.1 公司经营管理文件由办公室统一发放，其他文件由文件起草部门负责分发。 4.4.2 《管理手册》和《程序文件》由安全质量监察部统一编号、登记、记名式发放和管理。 4.4.3 凡与公司质量、环境、职业健康安全管理体系运行相关的文件，应界定为受控文件，具体由文件起草编制部门确定。文件受控号由公司行政办公室统一编制，并随文一块发放，收文单位收到文件后在文件上加上受控号。 4.4.4 发文和收文均需进行登记，以便查阅、保管和跟踪管理。文件以纸质发放的，需进行登记、签收；以电子文件发放的，执行公司电子公文管理办法。公文和技术资料分别建立收发文登记本。 4.4.5 文件（技术资料）借阅应在“文件（技术资料）借阅登记表”上登记，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。 4.4.6 各要素部门每年定期清理本部门文件，并建立本部门当年有效文件清单，交行政办公室汇总后下发公司当年《有效文件清单》。各子公司、项目部每年定期清理本单位有效技术文件，建立本单位有效技术资料清单并将清单报工程管理部汇总后