行政物资采购审计报告.pdfVIP

***公司关于对行政物资采购的专项审计报告 内审字[2013]第 00*号 审计组于 2013 年*月* 日—* 月* 日对人事行政部采购及管理进行 了审计，本次审计的主要目的是加强公司行政 资采购管理，规范行 政 资采购行为，降低行政采购成本，保证供货质量和时效，提高公 司经济效益。审计组审 了相关原始资料，与人事行政部人员进行了 面谈，并抽查了会计凭证，采用了调查表、询问、实地观察、分析性复 核等方法。涉及的时间范围是从 2012 年 1 月 1 日至2013 年 4 月 31 日。 现将本次审计情况报告如下： 一、基本情况： （一）公司行政 资的采购主要分成 2 部分，一部分为办公用品、 日用品、药品、礼品、工作服、及后勤消耗性 资，此类 资由行政专 员负责采购；一部分为办公设备、办公家具、宿舍设备、食堂设备类、煤 气等，此类 资由总务负责采购。 （二）本次审计抽查会计凭证21 份。其中**经手的 1 份，**经手的 1 份，**经手的 10 份，**经手的 9 份。抽查的相关记录详见附件 3 ：抽 查行政 资采购相关的会计凭证。 二、审计发现的细节说明 （一）、采购相关的不相容职务未分离 主要问题 1 ： 行政 资的请购、供应商确认、采购、验收、保管、对账、支付申请 都由同一采购人员完成。不符合不相容职务相互分离原则。 （二）、采购计划 主要问题 1 ： 行政部不能提供采购计划。行政部在调查问卷中回答有制定月度 计划，但审计中发现实际未制定月度计划。 采购计划是采购管理中科学采购的前提条件，无采购计划，所需 各种 资保质、保量、经济、及时的连续供应得不到有效保障。 （三）、采购流程 主要问题 1 ： 行政 资采购大部分是先送货，再补采购单。这样先完成采购事 项，再通过相关授权人员的审批，不符合公司正常的采购流程，不利 于采购管理。 主要问题2 ： 大部分采购单无供应商签字、盖章确认。不符合公司的采购管理 规定。公司《采购控制程序》中“1.6 各采购人员拿到审批后的采购单到 财务盖合同章，采购单传给供应商签字盖章后再进行采购。” 主要问题3 ： 部分 资先送货，再出采购单，后来再补请购单。不符合公司的采 购管理规定，也丧失了请购的意义。 （四）、报价单不符合规定 主要问题 1 ： **经手的大部分报价单格式雷同，没有供应商签字或盖章确认， 极可能是自行伪造的。 主要问题2 ： 有些采购项目未提供至少三家报价。有些采购项目未提供报价单。 主要问题3 ： 报价单有自相矛盾的现象。例如2013 年 1-2 月日用品的报价单中， 维达擦手纸报价有两项，一项为 180 元/件，一项为 185 元/件。 主要问题4 ： 审计人员要求查看办公用品、日用品的三家报价时，采购人员无 法提供三家报价。 （五）、行政 资管理方面 主要问题 1 ： 未登记出入库台账，无法清晰的查询相关 资的账面库存数量， 不利于实 监管盘点。行政 资验收入库以供应商送货单为准，未另 外编制入库单。 行政 资出入库单据、各部 门申请单据不统一，不利于单据的收 齐、整理、统计和管理。 主要问题2 ： 行政 资采购的紧急采购频率高。 主要问题3 ： 人事行政部未对行政 资进行定期盘点工作。（调查问卷回答说 有定期进行盘点） 主要问题4 ： 人事行政部未对行政 资采购、耗用情况进行统计分析。 三、审计建议 为加