电子档案的形成与归档 文档资料.pptVIP

2019/3/13 1 2019/3/13 2 电子档案的形成及归档 1. 电子档案的产生 2. 电子文件的特性 3. 电子文件归档的组织管理 4. 电子文件的收集与积累 5. 电子文件的整理与归档 6. 电子文件的鉴定工作 7. 电子文件使用的载体与归档载体的推荐 8. 电子档案的保存与维护 9. 电子档案的利用与管理 10. 保证电子文件信息安全的技术措施 11. 保证电子文件信息安全的管理措施 12. 管理电子档案的设备配置 2019/3/13 3 1. 电子档案的形成 1.1 电子计算机的诞生及发展为电子档案的形成 创造了先决的技术条件。 1.2 电子计算机的广泛应用，办公自动化的进一 步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相 结合形成了信息技术产业的飞速发展，是形成电 子档案的源动力。 2019/3/13 4 2. 电子文件的特性 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物。 2.2 电子文件对设备的依赖性。 2.3 电子文件载体的非直读性。 2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂性 及对元数据和背景信息的依赖性。 2.5 电子文件信息与载体的相分离性。 2019/3/13 5 2.1 电子文件是数字化信息技术的产物 电子文件是在计算机中产生和处理， 其信息形态是数字化的。人们在计算机 屏幕上看到由文字、图形等构成的电子 文件形态只不过是电子文件的某种输出 形式而已。而在计算机内部，无论是传 输还是存储等处理，电子文件均是以数 字编码的形式存在。 2019/3/13 6 2.2 电子文件对设备的依赖性 电子文件的形成和各种处理均是在计算机等 设备的支持下完成的，离开计算机等设备， 电子文件既看不见也摸不着。其对设备依赖 性主要体现在：一是数字编码，二是硬件， 三是软件，四是技术设备更新，五是加密。 例如电子文件对其他设备环境的不兼容性， 使其只能在某种设备上处理。不同软、硬件 环境形成的电子文件载体，有时难以互换。 2019/3/13 7 2.3 电子文件载体的非直读性 电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数字 编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体上的 “磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本不可能看 到。此外载体上的信息记录密度极大，例如一张容量 可达 600MB 一 4000MB 的光盘，刻写激光斑点的直 径小于百万分之一毫米，可存 35 万张打印纸上的文字 信息，或 10 万页图形信息。即使在高倍显微镜下可以 看见光盘上的记录痕迹，也不可能读懂那些小点表示 什么。另外，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、 加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读 取其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的非 直读性。 2019/3/13 8 2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性（一） 电子文件的信息物理结构和逻辑结构往往是不一致 的。同一份电子文件中的正文、图形、批示、附件等可 以不在载体上连续存放，甚至可以存放在不同的载体上， 而不影响其正常地显示输出。在电子文件信息的处理过 程中，其物理结构经常发生变化，而其逻辑结构却可以 保持不变。电子文件的逻辑结构通常也需要专门的信息 予以描述，当然这些信息可能是隐含的，无特殊需要而 不显示出来。正是由于这种原因，电子文件的物理结构 和逻辑结构之间关系是很复杂的。在电子文件归档时， 如何保持其物理结构和逻辑结构的复杂关系，是保证电 子文件不被破坏而必须注意的关键问题之一。 2019/3/13 9 2.4 电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性（二） 电子文件的这种元数据必须特意附在文件信息 中，否则将无法恢复电子文件的原貌。此外，纸质 文阵由于在传递和处理过程中离不开行政部门的实 际往来和人工办理各种手续，则其生成和运作的背 景信息也就自然地记录在文件上了。电子文件的运 作往往是在网络上进于的，操作者互不见面 , 体现行 政背景关系的信息可能存放在其他地方。如不特意 提供或补充这些元数据或背景信息，就可能给电子 文件的运作和归档带来问题。 2019/3/13 10 2.5