采购部门制度及职责.pdfVIP

采购部制度 采购职责范围： 1、日常采购 2、验收入库 3、采购咨询（向供应商咨询价格） 4、以书面报告形式向公司反馈信息，经总部同意后方可采购 5、采购谈判 6、每周采购计划的制定 7、供应商往来账目核对、采购数据报表的提交 8、应付账款统计、发票催缴 9、资质/证件/彩页/授权书辨 、索要、管理 10、厂家培训的预约 11、与供应商退换货的协调 12、与厂家的售后协调 采购工作细则 一、日常采购 ： 1、制作订货单：厂家有固定模板的使用厂家固定模板；如果没有 要求的则使用公司默 模板 2、在管家婆软件中制作进货订单，交由财务部门进行审核 3、发送采购订单传真 4、与供应商确 5、发货后索要快递 日常采购需要掌握的是： 1、供应商名称、产品规格、采购价格 2、供应商截止发货时间 一般厂家规定是当日的 15:30 后不再发货 厦 门新创：财务收到款后才发货，一般为订单发送的第二天发货 北京德善康：每日的 10:30 3、发货免运费金额的要求 广州万孚、北京热景：单笔订货金额超过 5000 元 宁波普瑞柏、北京华宇亿康、厦 门新创 ：单笔订货金额超过 1000 元 北京德善康：单笔订货试剂类产品 9000 元，耗材类产品 7000 元 日常采购特殊情况 紧急订货 客户要求当日发货的，但公司没有库存的，采购部 门需要与供应 商的区域销售经理或供应商内勤主管人员协调直接将产品发到客户 手中 特别注意：需在订货单中或口头告知供应商不能提供含有产品单 价的单据 二、验收入库 1、来货后，采购内勤按照供应商提供的单据核对产品数量、批号、 有效期 2、查看产品外包装是否有破损 有破损的直接告知供应商内勤，安排退换货（发生该情况的必须 在 CRM 软件中客户关联日志体现出来，并抄送给相关人员） 3、管家婆软件产品录入：按批号、有效期、数量记录。随货携带进 项发票的，同时录入到管家婆中 三、采购咨询： 1、接收需咨询的产品名称、用途、是否指定品牌要求 2、同种咨询的供应商至少应保持 3 家及以上 3、将结果告知相关人员 特别说明：结果指的是产品的市场成交报价或者是公益建议的客 户成交价格而不是公司实际的采购（进货）价格 4、进行采购谈判 5、采购申请、审批、合同签订 6、采购，索要供应商资质、合同等相关证件汇款 7、货物追踪 特别备注 首营企业和首次经营品种 一、定义： 1、首营企业系指购进体外诊断试剂或者医疗设备时，与本企业 首次发生体外诊断试剂或者医疗设备供需关系的生产企业或经营企 业 ； 2 、首次经营品种系指本企业向某一体外诊断试剂或者医疗设备生产 企业首次购进的体外诊断试剂，包括体外诊断试剂或者医疗设备的新 规格、新剂型、新包装。 二、首营企业的审核： 1、采购部对供货企业的法定资格进行审核,包括《医疗器械生产许可证》 /《医疗器械经营许可证》和《营业执照》、《税务登记证》、《组织机构代码》 并索取加盖供货单位原印章的复印件。 《医疗器械生产许可证》/《医疗器械经营许可证》：范围中必须包 含“体外诊断试剂”字眼 2、审核供货方销售人员的合法资格，即供货方法人对其销售人员的 盖有鲜章的授权委托书和销售人员身份证复印件。 三、首次经营品种审核： 1、对首次经营品种审核必须具备的资料包括：体外诊断试剂生产批件 （批准文号）、注册证（含注册登记表）质保协议。 2、购入首次经营品种入库验收时，应凭该品种同批号的产品检 验报告书验收入库，否则拒收。 以上资料均由采购部门归档备案 四、采购谈判 1、已合作供应商：每年的 3 月份前与供应商就合同的任务量、返 利及其他附加条件进行谈判，达成一致后签订采购合同。