大型餐饮公司/文件及记录控制程序.doc

某大型餐饮公司有限公司 文件编号 QESP-01 文件版本 A/0 文件及记录控制程序 生效日期 2020-1-6 文件页码 1/7 文件修订记录 修订日期 修订内容 页次 版本 核 准 审 核 制 定 受控文件章 某大型餐饮公司有限公司 文件编号 QESP-01 文件版本 A/0 文件及记录控制程序 生效日期 2020-1-6 文件页码 2/7 1：目的 对公司现有的各类管理体系的文件及记录进行控制，以保证各文件使用场所的文件为最新版本之有效文件；确保对各类管理体系运行的记录进行有效的控制，以清楚反映管理体系之运作状况，并能为管理体系的追溯或改进提供依据。 2：范 围 本程序适用于所有的管理体系有关的文件和记录的控制管理。 3：定义 3.1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类： a.体系文件：包括各质量环境及职业健康安全手册、程序文件、工作指引、检验标准、工作记录等。 b.外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料。 c.外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料。 3.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，文控将跟进该文件。受控文件盖有红色“受控文件”印章。 3.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，文控将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件”印章。 3.4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件。 4：职责 4.1文控（包括体系文控、文控员） 公司受控文件的格式审核、登记、发放、作废、更改、回收等工作。整理公司受控文件目录，并协调各部门核对各类文件版本。公司各类文件格式的保存。 4.2文件接收部门 文件接收时，负责签收确认，负责将作废或过期的文件交还文控中心，以确保所使用的文件为最新有效状态。受控文件的归档及维护，以便不损坏、不丢失及方便查找。 4.3文件的编制/审批权限 文件名称 编制人员 审核人员 批准人员 手册 体系推行小组 管理者代表 总经理 程序文件 各相关部门负责人 管理者代表 总经理 标准、规范、作业指导书 各相关部门人员 部门负责人 管理者代表 记录表格 使用部门 / 部门负责人 某大型餐饮公司有限公司 文件编号 QESP-01 文件版本 A/0 文件及记录控制程序 生效日期 2020-1-6 文件页码 3/7 5：文件管理流程 流程 流程说明 责任人 记录/文件 文件格式确认 文件格式确认 5.1.1制订文件（各类文件）格式要求。 5.1.2确认文件规定格式，并最终定稿。 5.1.3将定稿文件的格式存放于电脑服务器中共享或邮件给各 单位。 体系负责人 各类文件 格式样本 文件的编制 文件的编制 5.2.1根据标准及公司的具体实际情况而编写相应的文件，编写的文件应满足符合性、可操作性、协调一致性。 体系推行小组 / 文件批准评审 文件批准评审 5.3.1按照4.3要求将文件审批后，由各部门进行会签，保证文 件完整性。 5.3.2各部门会签后文件由文控进行格式确认，确认内容不少于如下项目： 文件的格式 文件的标题 修订版本及修订内容（如无版本的文件可省此项） 文件编写批准及会签者签字。 生效日期（如无生效日期，以最后批准日为生效日期）。 5.3.3文控格式确认无误后，对文件进行编号，编号规则按《附件》执行。 文控 / 文件受控登记及分发 文件受控登记及分发 5.4.1文控在相应的管制文件清单上进行受控登记，更新相应的网络信息，确保文件在网络上为最新版本。 5.4.2受控文件原稿保存在文控处，作业指导书文控只保留电子档。 5.4.3确定分发范围，并复印编号分发，盖红色“受控文件”印章，要求领用人员签收。其中不需发放到服务现场的体系文件如手册、程序文件、职责、部分工作文件等可进行电子档发放。 5.4.4公司内不得使用盖“受控文件”印章的复印件，一经发现，文控人员有权收回销毁。 5.4.5仅作参考等目的需求的，可申请分发非受控文件使用。文控加盖红色“参考文件“印章后分发。 文控 文件分发 回收记录 文件的回收 文件的回收 5.5.1旧版文件或被取消文件由文控负责回收，在受控印章附近加盖红色“作废文件”印章进行作废。在旧版受控文件原稿首页加盖红色“保留资料”印章存档（保留时间由文件编制部门确定，一般不少于3个月，也可根据需要随时作废保留资料，技术文件不得低于半年）。 5.5.2由于其他原因文件要作废时，编制部门提出申请，填写《文件修改、新增、作废申请表》，原审批人审批后，文控进行作废并维护相应记录。 文控 文件修改、新增、作废申请表 管制文件清单 文件归档 文件归档 5.6.1保存在公司服务器内的体系文件，仅文控有权进行操作，并每季度对其进行备份。技术文件按项目编号进行归档。保留文件用专门文件柜