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（档案管理）机关文书档 案的整理归档方法和要求 机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008 年 4 月 2 日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书 档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1 、办理完毕的； 2 、文书材料； 3 、基本整理单位 “件”； 4 、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具 有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1 、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2 、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。 （1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均 属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内 设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽 编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应 作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A 、随办随归； B 、定期收集； C 、年终集中收集。 （3）归档要求 A 、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规 范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B 、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能 活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C 、文电合一。 D 、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印 件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导 签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领 导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E 、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F 、附件随正件收集归档。 G 、关于同一问题的请示和批复应一起归档。 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定 “件” 是归档文件整理工作的关键之一。 “件”的确定一定要把握尺度， 不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定： 1 、文件正本与定稿为一件； 2 、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的 定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必 须归档,且与正文合为一件； 3 、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它 正文内容的一部份。 4 、原件与复制件为一件； 5 、转发文与被转发文为一件； 6 、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等； 7 、成套的会议材料分别为件； 8 、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件； 9 、正文与文件处理单（办文单）为一件； 10 、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别 为件； 11 、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装 订方式，一册（本）为一件； 12 、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等） 组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统 计年报等； 13 、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多 时，也可结合其它特征划分成若干件； （三）件的装订 件的装订主要是为了固定 “件”，使其便于保管和利用。 在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应 予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的 前提下进行。 1 、件的修整： （1）对破损文件进行修裱； （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； （3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书 籍、刊物等，金属物已严密