文书与档案管理基础第三版.ppt

法定公文 通知 通知的用途 ①用于转批或转发文件； ②用于发布行政规章； ③用于办理、执行或告知等事项； ④用于任免或聘用干部 使用通知防止的倾向： ①滥发通知； ②层层转发同一文件 法定公文 通报 适用于表彰先进、批评错误、传达 重要精神或者告知重要情况。 类型：①表扬性通报，②批评性通 报，③情况通报。 法定公文 报告 适用 于向上级机关汇报工作、反 映情况、回复上级机关的询问。 法定公文 报告 分类： 从内容上分专题性报告和综合性报告， 从作用分，汇报性报告、情况汇报和建议性报告。 报告的特点及其注意事项： ①告诉性； ②报告时间限制不严； ③报告可以有多个主送单位； ④报告可以一文一事，也可以一文多事，文件内容、 结构多样，篇幅可长可短； ⑤报告中不要有请示事项； ⑥报告要形成制度 法定公文 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 法定公文 请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 请示的特点： ①内容简明，一文一事； ②事前请示； ③上级必须给予批示或答复； ④逐级行文，主送单位单一。 法定公文 批复 适用于答复下级机关请示事项。 法定公文 批复 适用于答复下级机关请示事项。 批复的特点： ①内容简明，一文一事； ②针对性强，批复必须明确答复请示事项； ③逐级行文，主送单位只能是请示单位，忌多头主送； ④执行效力强，批复内容下级必须贯彻执行。 法定公文 议案 适用于各级人民政府按照法律程序 向同级人民代表大会或人民代表大 会常务委员会提请审议事项。 法定公文 议案 适用于各级人民政府按照法律程序 向同级人民代表大会或人民代表大 会常务委员会提请审议事项。 议案基本上是一种法律文件，一般都有较为固定的格式， 使用范围较窄。 人民政府、人大主席团、常委会、各专门委员会、中央军 委、法院、检察院、以及一个人大代表团或人大代表有权 提出议案。 议案分法律案、预算案、质询案及有关国家、地方重大事 项的议案。凡是人大职权范围内的事项皆可提出议案。 法定公文 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题， 请求批准和答复审批事项。 函属于典型的平行文。凡是向同级或无隶属关系的机关单 位行文，不管是请求性、答复性还是询恰性的，一般都应 该使用“函”。 法定公文 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。 未经会议讨论和座谈的问题不能写入纪要。 类型：①决议性会议纪要， ②协议性会议纪要， ③研讨性会议纪要 事务性公文 计划 计划是对未来一个时期内工作、学习、生产提出预想的目标， 并制定出实现这个目标的具体步骤、方法和措施的局面材料。 分类： 按性质分：综合计划、专题计划 按内容分：生产计划、工作计划、学习计划、学习计划 按范围分：个人计划、单位计划、地区计划 按时间分：远景规划、年度计划、季度计划、月计划 事务性公文 总结 总结是对前段工作、学习、生产进行回顾，从中找出经验 和教训而形成的一种文字材料。 种类 综合性总结 （具有全局性、整体性特点） 专题性总结 （具有典型性、指导性特点） 事务性公文 简报 简报是各机关、单位简要报道工作 情况、交流重要信息的常用事务性 文书。 事务性公文 简报 简报是各机关、单位简要报道工作 情况、交流重要信息的常用事务性 文书。 简报的特点： 具有多重性能，内容包罗万象，编印形式灵活，在各级 党政机关、企事业单位和人民团体的实际工作中被广泛 使用。 种类 工作简报 情况简报 业务简报 会议简报 典型经验简报 公文的写作过程 ①领会意图，明确目的； ②调查研究，获取材料； ③总体构思，拟写提纲； ④起草初稿，认真修改。 公文的写作过程 ①领会意图，明确目的 领导意图 ：就是领导者制定政策、部署工作、 处理问题的基本指导思想。 文秘人员在接受了拟写公文的任务后，要和领导共同讨论研 究，将领导意图与国家的方针政策、法律法令，下级单位的 实际工作情况结合起来，加以分析、研究，融会贯通，使公 文准确完整地表达出领导意图。 撰写公文，首先要弄清楚领导意图的实质，弄清起草公文 的性质、行文目的和任务、范围。 公文的写作过程 ②调查研