薪资管理系统评估企划书.docVIP

薪 資 管 理 系 統 評 估 企 劃 書 主旨：此企劃書用以輔佐評估本府出納單位所適用的薪資管理系統功能與規格。 說明： 為因應本府出納單位對於薪資管理系統的各式要求，並解決目前作業上的困擾，以提高作業結果的正確性，因此彙總此需求報告，以供引進新版薪資系統時參考，目的在建立評估方向與方法，以尋找可符合本府出納單位，實際作業需求的公務薪資軟體系統，並期使透過薪資作業的自動化處理，來提高資料正確性，同時降低人為錯誤，最終達成上級長官對於出納作業嚴謹無誤的要求目標。 縱觀公務單位，不同的薪資體系有不同的作業流程與規範，例如縣市政府與警察局的薪資作業就有所差異，而各縣市政府預算管理制度上的差異，也會使得同屬處理公務薪資性質的單位，很難用同一種作業思考流程與規範來統一設計薪資系統，儘管處理經驗類似，大體制度流程相同，但因對細節要求的不同，終究會產生不同的系統的設計要求，因此從一開始，就有必要釐清，面對一套薪資系統，其對於府局內出納單位的適用性，以避免引入不適用的系統，而造成作業上的漏洞與困擾。 電腦公司的立場大多是以相同的薪資系統版本在販賣，因為做相同規劃，就可減少版本的開發與維護成本，對新的客戶不用修改程式，然後透過輕易複製銷售，以獲得最大的利潤，因此一般都會嘗試利用相同的單一系統，來統一其不同客戶之間的問題與需求，但畢竟所有使用單位真實的操作需求細節與其現有系統規劃上的差異，不會因此而消失，而如果以導入這樣的電腦系統管理流程來思考，可預見當出現存在於電腦設計與人工實做上的差異時，由於系統已經定型，變成要強迫人工去適應這些不合實際慣例的電腦流程作業，結果不僅無法符合管理上要求，也會因此降低管理效率，無形中也提高錯誤率，這種現象在一般薪資系統導入之後，常常成為實際操作者抱怨的地方。 所以要徹底解決這樣的問題，避免產生上述問題，唯有請設計公司以專案設計角度，重新考量每個細節，看來就像是量身訂做薪資系統一般，才有可能達成預設的管理目標，如果開發出的架構，可以充分配合我方的需求，站在我方立場重新規劃，並汲取我方舊有系統的經驗與特色，進而架構出完整解決之道，最終設計出的系統，才能實際滿足我方需求，而我方憑藉著將管理理念實現的系統，亦快速反應在管理工作上，視此系統為有效的管理工具，進而提高管理效能，消弭可能的人為錯誤，順利完成所有薪資作業，達到交辦任務的要求。 而為確保將來引進的系統能確實符合上述要求，在面對現有市面上國內多種公務薪資系統，有必要整理出評估程序供引用參考，以利未來評選適用的系統之用，其評斷要點如下 1.是否一開始即是針對縣市政府單位設計的一套薪資作業軟體系統。 　如果該系統是統一公務單位使用型的系統，含各型機關用的版本，將與縣府系統有所差異而產生適用問題，包含欄位項目的規劃，各種專業加給表的差異等。如果是針對縣市政府單位開發，則較能符合作業規範。 2.是否可事先確認系統主流程。 實際的薪資制度主導整個流程規劃，系統要能列舉出每個進行設計的主題供核對，這樣就可以掌控未來系統面貌，編排適用於現況的作業流程，不必擔心出現參雜不同性質的他單位主題形同干擾，卻出現漏掉適用我方使用單位本身流程的主題，而產生功能不足的問題。 3.是否具備依制度法規作流程分析設計，以達到各項應領應扣金額計算自動化。 　大部分系統都是抄錄前月薪資項目以延續新月份的作法，而非依公務薪資辦法的試算表格查找計算產生，有時為了勉強適應制度要求，會對薪資項目作臨時增加欄位的動作，這些欄位就更無計算的基礎了。這樣的作業方式碰到人事異動時，並無法降低作業的負荷，同時還會增加操作的漏洞與錯誤。 　以人工作業標準來看，如果人事資料正確，按照人事基本資料的的俸點，專業等級，幾乎就可確認所有應領與應扣金額，方法就是透過查表，以翻閱對照表的方式，查出對應的金額，就不會產生錯誤，所以系統必須模擬人工標準作業流程，這樣與人工相近的作業模式，只要維護好人事基本資料後，就可確保薪資項目的正確性，因此可以說，薪資查表制度是否貫徹，影響整個作業的正確性。而對於人事基本資料的日常維護，包含任何異動，只要將人事室交辦的資料填入，在當口即可預見同時完成後續薪資作業流程，對於正確性與效率都可提高。 　由此可見，如果是設計薪資項目以查表方式達成，那麼只要維護人事資料正確，薪資的計算就會依照公式自動產生，從而避免掉人為的錯誤。所以系統應該要以電腦預設公式作為基礎，以營造正確數據運算的機能，同時兼顧到操作環境的便利性。 4.是否所有操作介面可依制度需求修改排定，且施工完全依照實際需求規劃。 操作介面為系統與操作者溝通的電腦畫面，介面設計如果可融合操作者的意見，依據實務經驗編排或修改版面，這樣經過與操作者討論過再編排的過程，除了讓操作者加強熟悉以利未來上手外，也可充分反映實際操作需求。針對所有的操