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Excel 数据透视表的日常应用技巧 Excel 使用技巧之数据透视表 对于 Excel 来说，如何处理所记录的数 据是至关重要的。在这里，我想向各位同事 推荐“数据透视表”这个数据处理的“大杀 器”！在 Excel xx 版本里，“数据透视表” 就是“插入”选项卡中的第一个功能，可见 其使用频率之高（见图 1）。 数据透视表的官方解释是：使用数据透视表可以轻松排列和汇总 复杂数据，并可以进一步查看详细情况。也就是说，它是自动生成分 类汇总表的工具，可以按任意角度、任意多层级、不同的汇总方式， 得到不同的汇果。 下面就由我来为大家演示一遍数据透视表的使用方 法。 要使用数据透视表， 首先要有一个用于存放原始数据的工作表 （以 下简称源数据表）。而有了源数据表后，我们只需要选 中源数据表的任意单元格，点击 “数据透视表”即可调出数据透视 表的创建向导，直接点击“确定” 就能把数据透视表调用出来了（见 图 2 ）。 其中需要进一步解释的是， 在图 2 右下角的字段排列组合区域中， “报表筛选”是指汇总表以该字段来分类，如当“销售日期”字段在 “报表筛选”中时，数据透视表显示为某个销售日期的数据分类汇总 情况； “列标签”是指数据透视表显示在不同列上的字段，即在汇总 表格上面的字段；“行标签”是指数据透视表显示在不同行上的字段， 即在汇总表格左边的字段；“数值”是指待汇总的字段。 以图 3 为例，这是一张按销售人员，汇总不同城市、销售各类产 品金额的分类汇总表。其中，“销售人员”为报表筛选所 在字段，所以该表反映了销售人 员“陈玉美”的销售汇总数据； “产品名称”为列标签所在字段， 所以各类产品按列一字排开，在 列上面按城市进行汇总；“城市” 为行列标签所在字段，所以各个城市按行一字排开，在行上面按 产品进行汇总； “金额”为数值所在字段， 因为汇总方式默认为求和， 所以字段的行 / 列交叉点显示为某城市某产品的销售金额总数。 那么图 3 的表格是怎么“变”出来的？下面就让我一步一步地为 大家演示一遍，如何“变”出一张各地区、城市销售各类产 品数量总额的二级汇总表，总共 只需以下三步鼠标操作。 第一步，勾选所需字段。在 右上角的字段列表中依次选取 “地区”、“城市”、“产品名称”、 “数量”共四个字段，此时左侧的报表生成区域立刻生成了相应 的数据透视表，而右下角的区域也出现了相应的四个字段 （见图4 ）。 第二步，拖拽字段。将行标签中的“产品名称”拖至列标签，如 果“地区”、“城市”两个字段没有按范围大小来从上到 下排序，也可用鼠标拖动来调整 顺序。“数量”字段被系统自动放 在数值处，故无需调整（见图 5）。 第三步，美化表格。虽然通 过拖拽字段， Excel 会自动分析并组装数据，然后显示为正确的 汇总表样式，以及准确的汇总结果。但是此时的汇总表十分简陋，需 要我们对该表进行最后的“美容”，如调整行距或列宽、居中显示、 描绘边框等等。最后，我们就这样“变”出一张各地区、城市销售各 类产品数量总额的二级汇总表来了（见图 6）。 通过上面的演示，相信大家已经学会如何调用数据透视表了，但 还有一些注意事项需要在这里强调一下： （一）源数据表要合格、准确 只有一维 （即只有一个标题行）、没有合并项以及 “空白单元格” 的原始数据表格才是一个合格的源数据表（见图 7）。 这是因为，一来数据透视表本身就 是用来生成分类汇总表的，所以源 数据表不能有也不需要有合并项； 二来 Excel 对空白单元格是无法 识别的，如果真的要留出空白格的 话，可以在表格里写上“ = ”（“” 之间为