企业档案管理信息化.pdfVIP

企业档案管理信息化 【摘 要】在新形势下，加强企业档案信息化建设，成为企业档 案管理适应时代和社会发展的必然趋势， 也是提高档案信息服务水平 的前提条件。 本文通过对企业档案信息化管理中存在的问题分析， 结 合自身企业的特点与情况， 总结出信息化建设的思路和方法， 以便更 好地为企业生产经营服务。 【关键词】 企业 档案管理 信息化 建设 档案是企业、 机关、组织在社会活动中直接形成的具有保存价值 的文字，图表、 音像及其他各种形式和载体的历史记录，它是一种信 息资源，是信息和载体的统一体。 随着社会主义市场经济体制的不断 完善和社会信息化进程的加快， 大力开展现代企业档案信息资源的开 发利用工作， 深入了解本企业科技成果的技术水平， 了解市场经济的 需求，这是一个企业向社会推荐自己，参与竞争，占领经济市场的必 要手段之一。企业档案管理工作信息化工作包括实现档案资源信息化， 档案保护现代化， 管理手段现代化和档案管理标准化， 运用科学的原 理和方法开发管理档案， 使档案业务工作范围不断拓展， 档案信息资 源得到充分开发利用，为企业的发展提供动力，更好地服务于社会。 企业档案管理的信息化是企业档案工作适应信息社会和互联网社会 的要求，也是建立完善的档案管理工作的必然要求。 企业档案管理的 信息化建设能实现企业档案管理的规范和标准， 不断提高企业的市场 竞争力。 一 、档案管理信息化是当今计算机技术灵活应用在在档案管理 工作中，所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机 将其转换成数字信息进行管理，主要概括为以下几个方面： ( 一) 数字化的档案信息档案管理信息化的基础是档案信息的数 字化，其它环节都建立在档案信息数字化的基础之上。 我们常用的档 案的管理主要是以纸质档案管理为主， 对于信息化的管理要求把这些 纸介质的信息转变为数字化信息。 一方面为了方便通过计算机直接管 理，我们需要把传统的档案通过电子扫描转化为数字形式， 而另一方 面在以后在日常工作中， 我们可以实行无纸化办公， 需要存档的文件 及材料都以电子版的形式为主， 确保今后在档案接收时就实现数字化。 ( 二) 档案信息的网络化应用。 传统的档案服务主要采用面对面形 式，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样 不仅效率低， 而且也给管理人员和借阅人员带诸多不便。 实现以网络 为基础的信息化管理以后， 借阅者可通过网络提交申请， 管理人员通 过网络审核后即可按规定阅， 借阅者无须亲临档案室， 这给服务对象 无疑带来了极大的方便， 对异地和出差在外的人尤其如此。 这样必然 会使工作效率和档案的利用率大大提高。 ( 三 ) 档案的自动化检索。 在以往的档案管理方式中检索是赖大量 的档案检索卡片进行的， 走进览室首先看到的是一大排的卡片柜， 借 阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。