人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案.docxVIP

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人事档案材料编排归档流程的计算机优 化方案 徜灌林 /changguanhua 2012-10-29 08:30:35 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案 作者:伍志红 摘要:要将大量人事档案材料归入各人的人事档案中,必须对材料进行编排 人事档案材料编排归档流程的计算机优化方案利用计算机完成全部或部分人工 编排材料的环节,使材料归档更简便高效。其具体操作因人事档案所采用的编排 方法不同而有所差异。 关键词:人事档案材料;编排;归档;流程;计算机;优化方案 学历、职称、执业资格、考核、工资、任免、合同等各种新形成的人事档案 材料总会源源不断地送到人事档案室, 须将其及时归入各人的人事档案,以便管 理利用。这些材料来自不同部门甚至不同单位, 大多杂乱无意且没有标注档案编 号,因此,要对材料进行编排。以人事档案排架采用员工号编排法为例,传统的 流程分三个环节:按材料上的姓名逐一在纸质或电子版档案名册中查找T将序号 (或档案编号)数字标注在材料上T给材料排序。 这时,材料与档案的排歹0顺序相 一致,才便于放入档案卷夹。然而,在人员较多的单位,每次送交的材料少则数 十份,多则数千份,编排的工作量是较大的,尤其是逐一 “查找”材料序号 (或 编号)这个环节比较繁琐,需要花费一定的人力和时间。 怎样精减流程、实现高效编排呢?本文为此提出人事档案材料编排归档流程 的计算机优化方案,利用计算机完成全部或部分人工编排材料的环节。其具体操 作因人事档案所采用的编排方法不同而有所差异。 1已实现办公自动化管理的材料,其编排可由计算机自动完成 最有代表性的就是每年全体员工的工资变动表, 目前,各单位劳资部门已基 本配备计算机工资管理系统。 1.1如果人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序的,准备打 印工资表前,只需在系统里的工资总表中选择按姓名拼音排序即可。打印出来的 工资表的排列顺序已与人事档案的排列顺序一致,不需要人工查找、标注序号、 排序,可直接 对应,将工资表依次放入人事档案卷夹。 1.2人事档案采用其他编排方法时,如四角号码、员工号,等等,可以在工 资管理系统中输入每个人员的档案编号,打印工资表前,选择按档案编号排序也 可以达到同样的效果。 2人事档案材料交接建立了电子文档, 这些材料的编排,计算机可完成部分 人工操作的环节一一瞬间“批量查找”材料序号 (或编号) 人事档案材料形成部门送交材料存档时,会制作“存档材料交接登记表”, 登记表上的名单顺序一般与材料的叠放顺序是一致的, 交接时,将登记表上的名 单与材料逐一核对无误,档案管理人员再予以签收。我院近年送存人事档案室材 料数量较多时,交接登记表基本为 Word或Excel文档打印件,可以复制“交接 登记表”的电子版。有了电子文档,就为利用计算机代替人工操作打下了一个良 好的基础。 2.1当人事档案的编排是采用Excel按档案姓名拼音自动排序时 2.1.1将“材料交接登记表”电子版中的“交接号”和“材料姓名”复制 粘贴到Excel工作表中(见图1), 此时,A列中的“交接号”、B列中姓名的排列顺序与送交来的材料顺序是 一致的。没有“交接号”的,在工作表中添加一列即可。 2.1.2选中A B两列T数据T排序T主要关键字选“材料姓名” T确定 (见 图2),此时,B列的姓名已按其汉语拼音的先后顺序排列, 与人事档案的编排顺 序相一致了 , A列“交接号”数字的位置也相应发生变化。 2.1.3在C列加入一列“序号”(见图3),这列数字即是为材料排序的顺序 号。 2.1.4选中A 8 C三列T数据T排序T主要关键字选“交接号” T确定, 这时,A列的“交接号”数字和B列的姓名乂回到最初的顺序,仍与材料送交时 的排列顺序一致。我们可以为 C列序号数字所在的单元格填充醒目的颜色(见图 4)。 2.1.5将C列的序号数字逐一对应抄至材料上即可, 省略了人工在人事档案 名册中逐一地查找序号这一环节。 序号数字所在的单元格填充了醒目的颜色, 可 以提示工作人员注意,在抄写时,抄的是这一列的内容。最后,将材料按序号数 字顺序排列,再依次“对名入册”,放入档案卷夹。 2.2当人事档案采用其他编排方法时,乂可分为两种情况。 2.2.1接收到所管档案之中部分人员的材料时,可以利用Excel的“高级筛 选”功能。 新建一个Excel工作簿。将人事档案名册(电子版)中的“档案姓 名”和“档案编号”复制、粘贴到 sheet1工作表中,形成一个“档案编号名 单”(图5中A1?B11区域);将A1单元格“档案姓名”标题复制、粘贴到名单的 下方(图5中A14单元格), 再将“材料交接登记表”(电子版)中的姓名复制、粘贴到A14单元格下方 (图5中A15?A20区域)。单击A1单元格t数据t筛选t高级筛选

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