行政部工作执行方案(标准化).docx

优质参考文档 行政部工作标准化执行方案 一、 总体目标 （一）目的：根据目前行政工作的缺点与不足，结合公司目前的状况，制定出属于自己部门的标准 化。 （二）最终目标：日后任何工作人员，见到标准化工作流程就可以根据自己的岗位，一目了然的明 白自己的工作内容。 （三） 展开工作的前提： 加强每位人员整体的职业化形象 明确每位人员的岗位职责 工作内容标准化 （四） 人员配备： 行政主管：任晓林 行政专员：吕慧芳，孙晓晓 前台接待：李冰，石晓晶 （五）人性化的要求（前提）： 把握原则性与灵活性的平衡。任何事务工作不允许任何人以任何借口拖延贻误。 二、 具体实施计划（标准化） （注：此部分流程将行政部工作分为三部分，分别为：前台工作；行政部日常管理；人力资 源部工作） A、 前台工作流程 时间 序 号 事件 标准 有关文档 承办人员 每天早 上 1 卫生 1、收拾前台卫生，保持前台干净、整洁 每天中 午 2 值班 1、每天中午一人留守值班 每天 3 客户接待 1、 详见客户接待流程内容 2、 督察相关负责人员记录客户的来访信息 3、 若是新客户监督设计师填写《客户来访信息 表》，老客户注意填写每天的客户流量登记 《客 户登记表》 《客户来访信息 表》 《客户登记表》 每天 4 员工外出登记 1、员工外出必须填写 《员工外出登记 2、 仃政-前台人员注意查看外出登记表 3、 将关于客户的量房信息提供给总经办人员，打 设计师的量房信息回访 表》 《设计师量房登 记表》 每天 5 广播 1、 每天上班进行广播，工作期间不定期广播 2、 每天卜班温馨提示 3、 员工生日当天给予问候祝福 4、 客户签单 5、 广播形式找设计师/设计部经理 《员工生日记录 表》 流程说明一“前台接待” 1?每天前台2个人，负责前台接待。 a?具体接待工作流程，详见客户接待流程明细。 （前台接待流程-客户接待流程）。 注意填写《客户来访信息表》，方便日后工作。 2.任何员工无论职位大小均需要填写《员工外出登记表》。行政-前台人员监督员工的外出信 息登记。 任何外出情况均需要填写外出登记表。 若是设计师外出量房，行政-前台人员将客户的量房信息（小区名称、客户电话） 汇总提供给客服部，督促客服部的回访信息，同时行政主管注意检查回访的满 意程度，将定期上报总经理。 若是看主材信息，归来填写学习成果。 若是去施工工地，在备注中可说明：施工进程，客户的满意度，工地的问题。 。。 3.广播。 A .调动公司工作气氛。 a?可根据实际情况，每天上下班广播。 上午大概11点左右，下午大概4点左右，可根据实际情况调节公司工作气氛（可以放 1-2 首流行音乐）。应能体现出公司的年轻活力，文化，服务。00 C.统计员工生日，给予全公司的问候。 d.可定期以专题的广播形式，调节公司工作气氛。 B .合理的人员分配（试运行） a?以广播形式为客户服务，可根据实际情况，如果签单感谢客户对公司的信任。 b.前台接待客户完毕以广播形式，广播设计师 /设计部经理，到洽谈室。 （例如：设计部XX请到第X洽谈室，有客户等候； 设计部经理请到第X洽谈室，客户等候咨询） B、行政日常管理工作流程 时 间 序 号 事件 标准 有关文档 承办人 员 每 周 1 会议纪要 1、 每周二上午10点中层会 2、 行政主管负责记录会议纪要。 3、 总经理审核会议纪要的内容后， 将会议纪要以电子版 形式下发给各个部门经理。 每 天 2 合同 1、 行政专员到财务室领取合同资料； 2、 每位设计师从行政人员手中领取合同档案一份时需做 详细的登记记录。 3、 每签一份合同需记录一次客户合同信息，定时询问此 客户的施工进展。 《附件四：合同 领用登记表》 《附件五：已签 合同客户记录 表》 每 天 3 值班 1、 行政值班人员每早 8:30-8 : 40左右开门 2、 下班前检查办公环境中的水电设施 3、 每天卜班先将后门锁上 4、 下班后需向加班人员交接：前门及办公室状态 《附件六：值班 信息表》 4 投标资质 1、 提前准备出投标资质文件 2、 领取资质签需填写领取表 3、 资质设计内容：公司荣誉证书（2页）、税务登记证（正 /副）、承包工程资质、企业法人营业执照、组织机构 代码证、设计资质。（共计8页） 《附件七：资质 领取登记表》 4 物品采购 1、 办公物品采购 2、 财务报销 《附件八：物品 采购申请单》报 销凭证 5 固定资产统 计 1、 统计公司固定资产 2、 统计物品入库情况 《附件九：固定 资产统计表》 《物品入库单》 6 物品领用 1、 领用物品必签物品领用登记 2、 以旧换新 《附件十：物品 领用登记表》 每 天 7 考勤 1、 每天登记考勤信息 2、 注意查看请假公休等记录表 3、 工作期间不定期检