司法秘书职业礼仪(2018) 会后整理礼仪 会后整理礼仪.docVIP

项目三 司法秘书工作交往礼仪 任务九 会议接待礼仪 知识点 会后整理礼仪 回收资料 部分会议需要将会议分发的资料回收，特别是一些有密级的文件要及时收回。可采用以下方法： 让与会人员将会以文件放在桌面上，会后有秘书人员收回。这种方式不适用于有密级的文件； 图1会议文件放在桌面回收 秘书人员站在门口，每一个与会人员在离开会尝试将文件交还给秘书人员，秘书人员根据文件回收清单，对回收的文件一一确认。此方法适用于带密级的文件。 秘书人员还应在会议结束后向主持人、工作人员回收文件资料。 图2会议文件由工作人员回收 会后检查离场 （整理会场） 单位内部会议室 关闭所有设备 清理茶具 整理会场 图 SEQ 图2-2-24 \* ARABIC 3 会后检查会场 外租场地 秘书人员带回属于本单位、本部门的用品 专业人员负责整理会场 图 SEQ 图2-2-24 \* ARABIC 4会后秘书人员带回属于本单位、本部门的用品 离会工作 秘书人员还应做好与会人员的返程工作。 与酒店商务中心联络，协助与会人员购买返程的机票、火车票、汽车票等； 对于一些贵宾，秘书人员还应安排好车辆送行。 图 SEQ 图2-2-24 \* ARABIC 5 安排好车辆送行 编写会议文件 1.会议结束后，秘书人员应根据会议记录整理成会议纪要，用以及在、传达会议情况和议定事项。 2.会议纪要结构 （1）标题： 会议主题+会议纪要 （2）成文时间 以会议结束日期为成文的时间 （3）正文 包括会议概要、会议内容和结尾三部分 会议文件归档 会议结束后，收回会议整套文件、材料，按照文件管理规定整理归档。 归档原则：“一会一案”，以会议为单位立案； 归档时间：会后归档 须归档的文件： 主题性文件：将决定、只是、计划、报告、开幕词、闭幕词、会议记录、会议纪要。 管理性文件：会议通知、出席、列席、分组名单、会议总结； 程序性文件：议程、日程、程序； 会议资料：图标、照片、录像、录音。 图6 会后会议文件归档