会议流程及注意事项.docVIP

会务流程 (一)拟定方案 类型（培训、座谈、评审、标委会和联盟年会、成立大会）、主题、主协 办单位、时间、地点、人物、预算 (二)确定议程 会议事项、谁主持、谁讲话、先后顺序、讲多久、是否有茶歇、答疑环节 （重要会议的议程安排要与负责人确认，注意：拟定领导到会前确认，议程是 一个反复敲定的工作） (三)明确分工（切忌单线联系） (四)邀请领导、专家（特别注意有外籍专家时）确定人员行程、订机票、订 酒店、安排接送、用餐、陪同人员、 PPT确认检查、往来邮件电话 (五)通知参会人员（预通知、再确认）网上报名、电话通知、会前一天短信 或电话再确认，目的是摸清人数，确定会场大小、会议材料印刷数量、用餐数 量、桌椅数量 (六)准备会议材料 1.设计材料：背景 PPT、证书、牌匾、 LOGO、书面材料、工作证、邀请 函、背景板、易拉宝 2.各类文稿：通知、邀请函、签到表 ——制作技巧 ——顺序、要素、主持 词、新闻稿、会议须知、就餐指引、交通指引、通讯录、劳务费签收表、人员 名单 ——领导和媒体、议程、行程安排 ——接机、用车、食宿、陪同人员） (七)准备会议用品（借款、电脑、文具、相机、投影仪、酒水、礼品） (八)布置会场（选场地 ——市局、人民大厦、山水宾馆、方位、路线、桌椅 摆放、纸巾、空调、背景板、易拉宝、投影、坐席牌、用餐安排 ——座位排布 及注意事项、电子屏、水牌、会议资料装袋、停车位） 1 / 2 (九)会议现场（导引、签到 ——发资料水餐券停车票（或刷停车卡）、接待 ——领导、专家、记者、劳务费发放、话筒投影调试、坐席牌更换、递话筒、 看好会议物品、携带会议文稿、摄影、合影） (十)会后整理（清理现场 ——重要文档、文具回收、结算报销、文档扫描、 媒体追踪、结题报告、工作总结） 2 / 2