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如何写出一封“专业邮件”速成技巧（加强版) 　HＹPERLINＫ　 \o ＂chinahrd 　ｃhinahｒｄ２014－09-12　11：０1 ＨYPERLINK ＂ ＼l commenｔBｏxTop \ｏ 评论 0 写专业的邮件都是一种公司礼节，是职业素养的体现。良好的邮件习惯和技能，不仅能提高自身工作效率,也能帮公司降低沟通成本、提高经营管理效果。 上个月写了一篇针对 HYＰERLINＫ \o 点击搜索 职场 \t　＂＿bｌank 职场新人的《职场新人:写出一封“ HＹPERLINK ＂　\o ＂点击搜索 专业邮件 \t　＿blank 专业邮件”的４个速成技巧》后，引起许多人关注，这促使我想再写一篇加强版，来分享更多关于写邮件的细节要点,使读者能掌握更多实用技巧。 ? “邮件主标题”新增技巧版 ? 上次只说,邮件标题需注重一目了然，用“【主旨】+【叙述】”的格式。此次补充几点： ? 代表公司对外发邮件时,最好在主旨内写上公司名,显得更为正式,因而能增加开启合作的可能性。常见情况就是对外部门发给“潜在 HYPＥRLINK \ｏ 点击搜索 客户 \t ＂_blａnｋ＂　客户”的邮件，或是针对合作客户的会议邀请邮件,此时可以在标题中直接写公司名称，以便加深印象。 ? 公司对内邮件，则在主旨内写上部门名, 加强提醒,以便合作部门及时查收反馈。 ? “ ｆorwaｒｄ”， “repｌｙ only” 和 “ｒeply tｏ all” 的用法 ? “转发”(ｆorｗarｄ)、“单一回复”（reply onlｙ)和“全部回复”(repｌy to all)这几个用法还是很讲究的，我列了几个情境稍加说明： ? 原有N个人在邮件组内,当要回复的内容只针对特定人员、但是内容跟讨论的主题相关,建议用“to”（指定人员),其他人为“ＣC”（抄送)； ? 原有Ｎ个人在邮件组内，要回复的内容跟所有人相关、并希望他们都知晓此事，建议用法“reply ａll”; ? 原有Ｎ个人在邮件组内,要让不在组内的特定者知晓此事，请“tｏ”此人,并且除非有特殊原因，不然就“CC”原有组内的N个人。 ? 如果想让特定主管知晓邮件内容,建议在回复邮件时顺带增加人员到mail looｐ(邮件讨论组），并在邮件内容上说明组内人员新增的情况（这一定要注意） ? 小秘方： ? 我常常发现自己写给下属并“CC”相关部门的邮件,回复对象仅仅只是我,这是一个非常不专业的错误； ? 同一封邮件ｔo ｃc相关人员不止一个时，避免各自单独交流或不回复，以免讯息不对等； ? 国内常常利用ＱQ交流沟通细节,请概括总结以后回复邮件以利大家知晓，就算是QＱ群组沟通，也请整理汇总再E－maｉl； ? 同一议题、回复相关内容或更新进度时，请用原E-mail回复和往来,勿另起邮件。 ? 附件的使用 ? 很多时候我们会需要利用附件来沟通更完整讯息,补充几个这方面的注意事项： ? 许多公司收邮件有对附件容量的控制，所以请注意附件大小，以免因被退件而遗失讯息; ? 有时候邮件需要提供多个附件，建议在内容相关段落标记附件名称（如“具体数据详见附件《***》”)，便于收件人查询附件; ? 任何情况下都建议附件名称具体化,不用“附件1”、“附加2”等笼统名称,以便收件人存档时能与内容匹配； ? 考虑到许多客户端适配的问题，改掉在邮件内直接黏贴附注信息的习惯,尽量用附件（ｅxｃｅｌ、图片等）取代，以免邮件读取出错。 ? 会议邀请 ? 会议邀请是件非常重要的事情,尤其商务性邀请,所以写会议邀请邮件需要更加注意,在内容上必须具备以下四项： ? 会议主旨:简单明确的会议目的； ? 会议时间:请确保时间是已经过双方确认的； ? 与会人员：双方与会人员(这点非常重要，因为牵扯到与会人员的部门职称、对应需要派出的人员是否为同一位阶,以及相关支持部门是否与会以确保会议沟通顺利); ? 会议主旨：如果是正式的商务会议邀请，建议明确会议日程表及每个日程表的时间和负责人，以确保与会人员了解会议流程并准备好相关资料。 ? 小秘方: ? 如果是正式商务邀请，建议在描述与会人员时有完整的“名字、部门、职称”，这既是礼仪,也能确保双方派出人员是“对等”的; ? 如果有较重要资料(如一些报告、数据、讯息等)，建议在会前发给与会人员，确保参会者提前有所了解，以精简会议节奏和时间。 ? 除了掌握以上几大要点外,还需要学习的一项是：如何写出让主管快速掌握内容重点,且达成目标的邮件，这对在职者而言，应该是职场技能中很重要的一环。 ? 如何给主管写邮件 ? 我依据个人习惯和偏好将“发给主管的邮件”分为4大类，每一类附加注意事项,希望这部分“私人分享”有助于你在给你主管写邮件时，更好地掌握对方思绪,使邮件往来更有效。 ? 1)报告性邮件 ? 例如：销售部