上市公司行政管理新规制度之办公用品管理新规制度.doc

办公用具管理制度 一、总则 （一）为加强企业办公用具管理，本着节省成本、杜绝浪费、降低办公费用，合理使用办公用具标准，特制订本管理制度。 （二）本制度要求了办公用具类别、采购及管理措施。 二、办公用具类别 （一）通常消耗性办公用具：单位价值在100元以下，如纸、笔、墨水、笔记本、信笺等；和价值超出100元，但一次性消耗物品。 （二）低值易耗性办公用具：单位价格在100元及以上1000元以下可反复使用，如办公桌椅、电话机、柜、家俱、计算器、工具等。 （三）固定资产类办公用具：单位价值在1000元以上可反复使用，如电脑、打印机、数码摄影机、摄像机、投影机等。 三、办公用具及设备采购 （一）企业全部办公用具及设备采购由综合管理部归口管理。 （二）综合管理部编制办公用具年度采购预算，经财务管理部审核后报总经理签批。如当年办公用具采购费用需超预算，应由综合管理部编制办公用具年度采购预算追加汇报，经财务管理部审核后报总经理签批。 （三）企业各部门在工作中如需领用办公用具，应事先提出领用申请报综合管理部，综合管理部依据库存情况编制《办公用具月度采购计划》，经财务管理部审核后报总经理同意，派专员统一采购；包含固定资产类办公用具采购，需由综合管理部编制《固定资产类办公用具采购计划》，经财务管理部审核后报总经理同意，派专员统一采购。 （四）采购人员将所需办公用具采购完成后，必需到综合管理部保管员处办理入库手续，由保管员依据《办公用具月度采购计划》或《固定资产类办公用具采购计划》中名称、数量、规格填写《办公用具购入汇总表》，并由采购员、保管员双方签字认可。 （五）采购人员凭《办公用具月度采购计划》或《固定资产类办公用具采购计划》及购物发票填写《报销单》，交综合管理部及财务管理部审核签字后报总经理同意报销。 （六）财务管理部必需依据采购人员持有经总经理签字审批《办公用具月度采购计划》或《固定资产类办公用具采购计划》、《报销单》及购物发票才可办理报销手续，不然有权拒绝报销。 四、领用及管理措施 （一）单位价值在100元以上低值易耗品类办公用具领用以卡登记，实施年限管理，并记入个人工具卡中；更换时，实施以旧换新制度；单位价值在100元以内，及通常消耗性办公用具（含文件架、文件夹）实施定额管理，以卡登记，实施以旧换新制度。 （二）各部门办公用具领用，由领用人填写《物品领用申请单》报部门经理审批后，到综合管理部领取。保管员依据审批后领用单并查对“费用限额卡”，正确无误方可发放。月终，财务管理部查对各部门办公用具领用金额，依据计划进行考评。对于单位金额超出“通常消耗性办公用具”标准，如文件架、文件夹，考评时取多个月份平均数给予考评。如因工作需要超出定额，由部门提出申请，报总经理同意，并通知财务增加定额。 （三）属公用物品，如复印用具、申请单、单据、宣传用具（笔、广告涂料、纸、胶卷等）、打印用具、财务记帐用具、电脑耗材、国旗、企业旗、垃圾袋、电池和清洁用材（扫帚、拖把、水桶等），不记入部门定额。 （四）对于低值易耗办公用具领用及管理措施 1、建立低值易耗办公用具登记卡，实施一人一卡，按品种进行登记。 2、新调入职员需配置办公用具时，由本部门提出申请，经审核同意后，由综合管理部进行调配。 3、职员需新增低价易耗性办公用具，固定资产类办公用具，须向本部门提出申请，部门经理同意并报综合管理部，综合管理部负责办理同意手续并负责采购。 4、企业职员如需更换办公用具，需由本人提出更换申请，说明更换理由，经部门经理同意并报综合管理部，由综合管理部负责办理同意手续，费用计入该部门当月办公用具费。 5、如人员在企业内部门间调动，原领用相关办公用具需办理转移手续。 6、职员在使用过程中如有些人为损坏或保管不慎遗失，则按办公用具折旧情况进行赔偿；离开企业时，应按登记卡内容交还所领用本类办公用具，如有短缺，则按物品原价值进行赔偿。 （五）对于通常消耗性办公用具领用及管理措施 1、通常消耗性办公用具由综合管理部设领用登记本，按部门及所领物品品种进行登记，综合管理部应严格根据企业核定费用标准发放。 （六）对于固定资产类办公用具管理措施 1、企业固定资产类办公用具由综合管理部进行分类建立台帐并定时清点。 五、财产清查和对帐 （一）年度终了财产清查盘点日前，将办公用具（含办公类固定资产）台账登记实物数量，和财务帐簿查对，查明差异原因并调整至台账和财务帐簿相符。 （二）每十二个月度终了，依据企业确定财产清查计划安排日程，按各类办公用具（含办公用固定资产）台账进行盘点清查。 六、附则 （一）本制度解释权属企业综合管理部。 （二）本制度自公布之日起实施。