上市公司行政管理新规制度之档案管理新规制度.doc

档案管理制度 一、总则 （一）本制度依据《中国档案法》、《电力工业企业档案分类规则》及相关部门要求，结合我企业具体情况制订。 （二）档案管理工作基础任务是做好档案搜集、整理、判定、保管、统计和利用工作。 （三）本制度适用×××××档案管理。 二、档案管理体制 （一）综合管理部是企业档案工作主管部门。 （二）企业设置档案室，由综合管理部专员负责档案管理，统筹、协调和组织企业建档立卷工作，督促检验指导下属企业档案员对档案资料搜集和管理归档工作，代表本企业对外联络相关档案业务。 （三）归档采取部门立卷制，企业各部门设置兼职档案管理员，定时将部门资料视情况移交企业档案室存档，各部门兼职档案员应相互协调，对部门间有串联文件应严格根据事由发生制标准交事情经办部门归档。 （四）下属企业档案工作在业务上接收上级档案部门监督和指导。 （五）档案工作坚持集中统一管理标准。依据本企业管理体制要求，文书、科技档案由档案室负责管理。本制度分别制订各类档案各类制度。 （六）档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各所属电力企业档案人员为辅管理网络。网络活动应传达和落实相关企业档案工作政策和要求，开展档案业务培训，使企业档案实施规范、标准化管理。 三、档案管理 (一)文件材料归档要求 1、归档文件材料必需正确地反应本企业及下属企业投资、项目建设、生产营运、科研、基础技术和经营管理等各项活动真实内容和历史过程。 2、下属企业在生产活动中形成文件材料，由下属企业档案员负责搜集、整理立卷，完好保留，并定时将档案目录上交本企业档案管理部门，以备企业档案室随时调取。 3、归档文件材料必需完整、系统、正确，各项签字手续完备，书写材料要益于长久保管，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。 4、下属发电企业文件材料归档范围和保管期限分别以国家《电力工业企业档案分类规则》和《电力工业系统技术档案保管期限表》为标准。 5、凡本企业在各项业务中形成含有保留价值文件材料全部必需移交档案室归档，任何部门和个人全部不得占为已经有。 6、工作人员因工外出学习、考察及参与多种会议文件材料，应按文件归档范围要求交企业档案室归档。 （二）档案保管 1、接收档案要认真验收，并办理交接手续。 2、存放档案必需有专用档案室，做好办公、阅览、档案室三分开。档案室应含有良好环境，含有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全方法。 3、定时检验档案室安全方法，档案室温、湿度分别控制在14℃-24 4、档案室内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。 5、档案室内案卷排列要科学，便于利用和保管。 6、定时进行室藏档案清理、校对，做好帐物相符。 7、凡离、退职人员全部必需向档案室交还所借档案，并由档案室责任人在离职单上签字。 8、档案管理人员工作调动，必需要办理档案数量和情况交接手续。 （三）档案判定和销毁 1、依据国家档案局及相关部门要求，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长久（16-50年）、短期（以下）三种。 2、日常判定工作由档案室负责，对新入库档案应正确划分保管期限。 3、库存档案定时判定由判定小组负责进行，判定小组由企业主管档案工作领导、档案人员和业务技术人员组成，对超出保管期限档案提出存毁意见，由档案部门写出判定汇报，在保管单位备考表中注明判定意见，由小组责任人署名，并注明判定日期。 4、销毁档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁汇报，经档案主管领导审批。销毁档案要严格实施保密要求，将作废档案送至指定地点监销。 5、档案销毁清册要永久保留。 （四）档案统计 1、档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始统计为依据，做到正确可靠。 2、档案统计关键有档案管理基础情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。 （五）档案信息开发利用 1、档案信息开发利用是企业档案管理一项关键内容，要主动开展档案二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为企业及下属企业各项工作服务。 2、企业档案开发和提供利用，必需严格实施保密制度。 3、依据档案机密程度，确定不一样利用范围，要求不一样利用审批手续。外单位人员查阅企业档案，应持介绍信，经主管领导同意方予接待。未经许可不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出企业外。 4、利用档案均需办理登记手续，珍惜档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发觉损坏、丢失和泄密，应追究责任。 5、正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，情况特殊者需经领导同意。 （六）档案管理人员 1、档案工作人员要忠于职守，含有专业知识和档案管理知识，熟悉和了解企业各项管理活动。 2、档案管理人员工作安排要相对稳定，有利积累经验，开展工作。 四、文书档案管理 文书档案是记述和反应企业及下属企业经营计划、方针政策、国家法律、法规和生产经营各项活动真实原始统计，