档案管理方案实用制度.docx

档案管理制度 QY/WJ-BGS-4 一、档案库房管理制度 档案库房是保护档案最基本的物质条件，只有做好库房管理工作，才能为整个档案工作的进行创造必要的条件。 （一）档案库房必须坚固，安装铁门、双保险锁，库房通风良好，要和办公室、阅览室分开。 （二）档案库房实行专人负责管理，借阅者和非管理人员需经库房人员许可才能入内。 （三）档案库房应备有防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水设备和安全措施。 （四）档案库房应保持适宜的温度即 14-24 ℃，相对湿度 45 ～60 ％，库房备有温湿度计。 （五）保持库房内整洁，库房内严禁烟火，不准将易燃、易爆、易腐蚀以及可食物品和雨具等杂物带入库房。 （六）下班前档案室人员对库房的门、窗、电源等进行检查，关窗锁门，防患于未然。 （七）定期对库存档案进行安全检查，并认真做好档案安全检查记录。 二、档案借阅利用制度 （一）借阅文书档案 1、各科室人员查阅本科室形成的文书档案，由本科室负责人批准；查阅其它 科室形成的文书档案，需经本科室负责人和办公室主任批准。 2、外单位人员利用文书档案，需持该单位介绍信，经档案主管领导、档案形 成部门负责人和办公室主任批准后方可查阅。 3、利用文书档案需办理登记手续后在档案室查阅，如工作需要，经档案 主管领导和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出，期限为 5 天 （二）借阅会计档案 1、会计档案利用对象是单位领导和财务审计人员，查阅者需经财务审计 科负责人批准；非上述人员借阅、复制会计档案时，必须通过档案主管领导和财 务审计科负责人批准，并有财务人员陪同，由档案人员负责监阅。 2、利用会计档案只能在阅览室查阅，如确因工作需要借出档案原件，须 经档案主管领导和财务审计科负责人批准。 （三）借阅科技档案 1、科技档案一般只限业务部门查阅，业务科室查阅科技档案需经本科室负责 人批准。其它科室查阅科技档案需经业务科室和办公室主任批准后方可查阅。 2、外单位查阅科技档案，需凭该单位介绍信，经本单位业务主管领导、 业务科室负责人和办公室主任批准后方可查阅。 3、利用科技档案只能在阅览室查阅， 业务科室如确因需要借出档案原件， 需经业务主管领导、业务科室负责人和办公室主任批准后办理借阅手续方可借出，期限为 15 天。 （四）借阅档案室各类档案，要严格手续，一律详细填写《档案借阅通知单》及《档案借阅登记表》 。认真填写《档案利用效果登记表》 ，及时反馈利用档案的信息。 （五）借阅档案必须遵守保密制度，爱护档案，不准转借、损毁、污染、勾抹、涂改等，保证档案完整无损。 三、档案安全保密制度 （一）档案室是机要部门，非本室人员未经许可不得入内。 （二）凡利用档案人员，均要根据档案不同的密级，由不同范围的人员使用，不得擅自扩大范围。 （三）维护档案的实体和机密的完整安全，防止丢失和损坏。 （四）查阅机密档案材料应经主管领导同意，严格借阅手续。 （五）本单位人员外出需借秘密文件的，先填好申请单要经主管领导签字批 准，并要有安全措施。 （六）摘抄和复制秘密档案材料必须经主管领导批准，在指定的地方复制或摘抄，并标明份数，对摘抄或复制的文件要同正式文件一样，按机要档案管理制度进行管理。 （七）外单位需查阅档案，必须持介绍信，要经主管领导批准方可查阅，不得抄、录、照等。 （八）外单位由于工作需要摘录者，必须将摘录内容经主管档案的领导审查批准，原件一律不得外借。 （九）对违反本制度，造成失密、泄密者，视情节轻重给予批评教育或行政处分，触犯法律、造成严重损失的，依法追究其法律责任。 四、档案保管制度 （一）档案室负责集中统一管理本单位文书、科技、会计、实物、声像等档 案。 （二）严格执行档案收集、整理、保管、鉴定、提供利用与销毁等有关制度和规定，确保其系统、完整和安全。 （三）档案实行专库、专柜存放，专人管理，切实做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水工作。 （四）档案按档号排放，档案柜编顺序号，库房内悬挂相关档案资料管理规章和制度。 (五)借出的档案须按时还，利用后的档案应随即放回原处。 （六）对已破损、字迹褪化的档案，要及时修补、复制，最大限度地延长档 案的寿命。 （七）档案人员工作变动时，必须在离职前将所管档案进行清点，并办理交 接手续。 （八）做好库房温湿度的监控和登记工作。 （九）每年对库房档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。 五、档案鉴定销毁制度 （一）档案鉴定工作必须纳入机关档案管理制度中，使档案的鉴定工作按照标准和时间要求正常进行。 （二）成立档案鉴定销毁领导小组，由主管领导负责，档案管理部门牵头，有关部门兼职档案员组成，共同对所鉴定的材料进行审核和监销。 （三）认真填写档案鉴定表，并由鉴定领导逐一审核，确认无误后，签署意 见。 (四)鉴定