工程项目施工档案借阅管理办法.doc

档案借阅管理办法 Q/21YJ03-02 编制人： 审核人： 批准人： 受控号: 发布日期：年8月28日 实施日期： 年8月28日 归口管理部门：办公室 1 目的和适用范围 1.1 目的：为使质量记录在借阅过程中，防止丢失、损坏，特制定本办法。 1.2 适用范围：适用于进入公司各级档案室记录的控制。 2 相关文件 《一体化管理手册》 Q/21YJ01 《记录控制程序》 Q/21YJ02-03 3 职责 3.1 档案人员具体负责记录的借阅登记、审批、归还、注销等工作； 3.2 档案人员应经常检查借阅薄，对借出时间已到的记录，要及时追回，防止丢失； 3.3 各借用单位应按照本规定借阅记录。 4 工作程序 4.1 借阅范围： a) 会计档案； b）文书档案； 作业指导书 名称： 档案借阅管理办法 编号：Q/21YJ03-02 版/修 D/0 章节号 4.2.4 第 1 页 共 6 页 c）一体化管理体系运行记录； d）工程技术记录； e）声像、陈列实物档案。 4.2 借阅控制原则 a）借阅记录者必须是本企业与借阅利用档案工作有关的职工； b）外单位及客户借阅记录必须持介绍信，并经记录分类部门负责人签字同意； c）未经审批及未办理登记手续的一律不得借阅； d）借阅工作必须按规定的程序进行。 4.3 借阅工作程序 4.3.1 会计档案借阅程序 a）会计档案仅提供给对口部门借阅； b）会计档案仅提供给有关人员借阅； c）会计档案借阅一律实行登记签字（见附录A），档案一般不出档案室，确因工作需要借出的，时间不得 超过两周； d）外单位借阅会计档案需凭介绍信，经财务部门负责人审批同意（见附录B），才能借阅。 4.3.2 文书档案借阅程序 a）文书档案提供给直属单位和机关各部门借阅； b）文书档案借阅需按规定的程序进行登记签字（见附录A），因工作需要借出档案室的，时间不得超过两周； 档案借阅管理办法 第 2 页 共6页 c）外单位借阅文书档案需持介绍信； d）三密文件按规定不借出档案室，确因工作需要借出的须经公司分管保密工作的领导审批（见附录B），方能借出，时间不得超过两天。 4.3.3 一体化管理体系运行记录的借阅程序 a）一体化管理体系运行记录提供给机关各部门、工程处或项目经理部使用； b）机关和部门借用管理记录，一律实行登记签字（见附录A）； c）下属单位借用管理记录应经机关对口部门的同意（见附录B）； d）管理记录需借出档案室的，时间不得超过两周； e）第三方在认证审核时，借用与认证有关的记录，必须进行登记签字（见附录A），借阅与审核无关的记录，必须经管理者代表审批（ 见附录B）。 4.3.4 工程技术记录借阅程序 a）工程技术记录提供给机关各部门、工程处、项目经理部及相关人员借阅； b）项目经理部借阅工程技术记录，需持介绍信，注明借阅内容，并按规定进行登记签字（见附录A）；如要借出档案室的，需经技术质量部门领导审批（见附录B）； c）客户借阅与合同有关的记录，必须实行登记签字（见附录A）；查阅与合同无关的记录要经工程技术部门负责人审批（见附录B）； d）机关各部门借阅工程技术记录一律实行登记签字（见附录A）； e）工程技术记录借出时间最长不得超过一个月，如到期需继续使用的，应办理续借手续。 4.3.5 声像、陈列实物档案借阅程序 a）声像、陈列实物档案供机关各部门、工程处、项目经理部使用； b）借用声像、陈列实物档案必须进行登记签字（见附录A）； c）实物档案一般不借出档案室，但可以拍照、录像，确因工作需要借出时，必须经技术质量部门负责人审批（见附录B），才能借出； d）借用工程上的照片、底片需经技术质量部门领导审批；借用录像带、录音带需经政工部门领导审批（见附录B），借出时间不得超过两周。 4.3.6 复制档案资料控制程序 a）复制本部门的档案资料，经档案管理人员同意即可； b）下属单位及外单位复制档案资料，需经有关部门负责人审批（见附