《人事局档案管理学习材料》.docxVIP

人事局档案管理学习材料 一、 建立电子档案。 由于办公白动化的进一步发展和深化，我局各科室、二级单位的 各项日常业务办理工作均由微机操作，特别是工资档案和职称档案几 乎完全电子化，纸质档案早已不能完全涵盖各项业务保存要求，而且 纸质档案易污损、不方便保存，因此我们非常有必要将其中具有档案 保存价值的电子公文、电子图书、电子图形图像、电子报表等电子资 料进行收集、整理、归档。电子文件资料归档后就形成了电子档案。 二、 改进查阅方式。 利用扫描仪、数码相机等设备将重要的档案资料做数字化处理， 保存在电脑上，应用相关软件建立检索系统和利用系统，使查档人员 利用计算机在不接触档案原件的前提下查阅档案资料，不仅可以提高 查阅档案的速度，而且反复的查阅也不会对档案原件造成破损，更不 会出现借档遗失的现象，逐步做到“有纸化存档、无纸化查阅”。 三、 强化管理措施。 为确保档案的安全和保密，我们加强了档案专用计算机的管理。 规定由专人负责档案专用计算机的操作，每天对计算机进行检查，及 时排解或预防各种可能的意外。经常对数据进行备份，对数据的安全 性作定期检查。凡需输入数据，打印材料或拷贝程序等必须经档案中 心负责同志同意，不得私白代入输入数据和拷贝程序。对外来的软盘 须先进行病毒检测，消除病毒后方可使用，以防止病毒对档案管理系 统的侵害