广州市公路管理局花都分局OA实施小组京华网络实施前写的需求说明指导书.docVIP

广州市花全部区公路管理局花全部分局 办公自动化项目文档 总体需求说明书 项目编号 版本号 V1.0 编写者 王志伟 项目经理 王志伟 提交日期 20XX/ 审阅者 广州市公路管理局花全部分局OA实施小组 *A代表新增，M代表修改，D代表删除。 版本号 公布日期 提交人 审阅人 A.M.D 更新位置 更新摘要 V1.0 20XX-9-20 王志伟 M 步骤 基于东城分局最新步骤整理而成  目录 TOC \o 1-3 \h \z \u 1 序言 5 1.1 目标及范围 5 1.2 方法 5 1.3 参考材料 5 2 工作范围具体描述 5 2.1 用户 5 2.2 目前系统 5 2.3 目前系统所碰到问题 6 2.4 新系统概述 6 2.5 新系统目标 6 3 功效需求 6 3.1 公文审批管理 6 3.1.1 收文办理步骤 7 3.1.2 分局发文步骤 9 3.1.3 联合发文步骤 12 3.1.4 内部发文步骤 15 3.1.5 退文办理步骤 17 3.1.6 文件分发步骤 19 3.1.7 文件催办步骤 21 3.1.8 协议签署步骤 23 3.1.9 带薪年假休假申请 25 3.1.10 休假申请步骤 28 3.1.11 会议办理通知步骤 31 3.1.12 申请召开会议步骤 34 3.1.13 申请参与继续教育步骤 36 3.1.14 局务会讨论内容拟报步骤 38 3.1.15 路政许可申请呈批步骤 40 3.1.16 办公用具申请步骤 42 3.1.17 办公用具采购步骤 44 3.1.18 车辆维修申请步骤 46 3.1.19 领导干部外出请假申请步骤 48 3.1.20 物资报修步骤 50 3.1.21 物资借出归还步骤 52 3.1.22 大宗物资领用步骤 55 3.1.23 大宗物资采购申请步骤 57 3.1.24 加班审批步骤 59 3.1.25 申请盖公章步骤 61 3.1.26 用车申请步骤 63 3.1.27 公路养护大中修工程项目审批步骤 65 3.1.28 车辆维修配件购置审批步骤 67 3.1.29 机械设备调拨步骤 69 3.2 沟通 71 3.3 信息公布和共享 71 3.4 事务管理 71 3.5 文档管理 72 3.6 系统管理 72 3.7 接口开发 72 4 新系统使用上影响 73 5 设计条件及约束 73 5.1 环境规格要求 73 5.2 兼容性条件 73 5.3 安全和恢复 73 5.4 用户友好性 73 5.5 影响实施约束 74 6 需求变更控制 74  序言 目标及范围 依据广州市花全部公路管理局花全部分局办公自动化系统建设目标，构建符合广州市花全部公路管理局花全部分局实际需求办公自动化系统，实现公文流转等功效，帮助用户更合理地利用资源，提升办公效率。 方法 办公自动化系统搜集需求方法为：问题列表加用户面谈。 参考材料 序号 参考文档 广州市公路管理局东城分局、从化局、花全部局、增城局办公自动化系统软硬件销售、实施协议 会谈统计 公文模板纸质样本 工作范围具体描述 用户 本系统关键用户是广州市花全部公路管理局花全部分局本局及其下属各所、中心。 目前系统 广州市花全部公路管理局花全部分局机关各部门及其属下各所、中心没有使用办公自动化系统，采取手工方法发、收文。 广州市花全部公路管理局花全部分局机关各部门及其属下各所、中心采取手工方法处理文件、归档。很多管理项目也是利用纸质材料传输处理，既浪费又低效。 目前系统所碰到问题 广州市花全部公路管理局花全部分局办公一直采取手工方法进行公文流转，工作量大；很多管理项目也是利用纸质材料传输处理，既浪费又低效。效率上难以满足日益提升现代化进程，所以建立一套完善办公自动化系统，提升工作效率，降低工作人员工作量是势在必行。 新系统概述 京华ExOA办公自动化系统能够很好实现公文流转无纸模式，解除现有繁重人工劳动；同时公文流转系统和档案系统无缝连接，可方便捷实现公文档案一体化，即在公文流转结束后直接归档，降低了手工录入反复劳动。 新系统目标 本系统目标是为广州市