项目文档资料管理规范.pdfVIP

一、目 的 为了规范项目文档资料的管理工作，确保项目文档资料的系统性、 完整 性和准确性，充分发挥文档资料管理在项目中的作用，特制定本规定。 二、范 围 本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、 会议纪要、 备忘 录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管 理。 三、职 责 3.1 项目经理 a) 负责组织制定项目文件的相关规定，对项目文件的控制负全责； b) 负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。 3.2 综合管理经理 a) 负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查； b) 负责编制项目文件和资料的编码规定； c) 负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。 3.3 分项经理 a) 负责本部门的文档资料的管理； 精品文库 b) 负责本部门项目结束后文档资料的移交。 3.4 文控管理工程师 a) 配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查； b) 负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等； c) 负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作； d) 负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。 4 管理要求和方法 4.1 一般规定 项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程， 项目经理 部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、 资料，随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资 料的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。 4.2 文档分类及编号 4.2.1 项目文件分类 4.2.1.1 项目信息文件 项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。 欢迎下载 2 精品文库 a) 来往信件、传真； b) 备忘录； c) 会议纪要； d) 文件传送单。 4.2.1.2 项目管理文件 项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。 a) 项目协调程序； b) 项目进度与费用控制程序； c) 项目质量保证手册； d) 项目资源配置手册等。 4.2.1.3 项目技术文件 项目技术文件指按照合同要求， 项目技术人员完成的各种设计文件及图 纸等。 4.2.1.4 项目其它文件 项目其它文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其它文件。 a) 进度报表； 欢迎下载 3 精品文库 b) 绩效报告； c) 工作总结报告； d) 质量记录。 4.2.2 文档资料编号管理 为了便于文件资料管理， 文控管理工程师要根据项目的特点及分子公司 相关规定制定项目经理部文件编号原则，编号原则经综合管理经理审 核，项目经理批准后文控管理工程师组织执行。 4.3 项目文档资料管理 4.3.1 项目文档资料管理流程 图 ZH.04.01 项目文档资料管理流程 4.3.2 项目文档资料管理要求 4.3.2.1 项目文档的收集 a) 项目文档的收集贯穿于项目建设的整个生命周期 , 随项目的发展及 时收集、完善； b) 分项经理负责本部门所涉及档案资料的组织管理工作，并对本部门 所形成的相关文档资料进 行收集、分类、整理、保存； 欢迎下载