房屋租赁档案管理制度.pdfVIP

房屋租赁档案管理制度 1 本部门在工作活动中形成的各种有价值的房屋租赁文件材料，按年度立卷归档。 2 将所有房屋租赁信息分别归类存档，将所有房屋租赁活动中的一切合同、手续，按日期，依合同编 号，一袋一号租进与租出放一个文件袋中为一套。 3 将房屋租进时间与租出时间标写清楚，并标明时间差数。 4 及时准确无误的将各租赁区域的业务情况汇总成编， 便于公司掌握第一手资料， 为公司提供准确的 市场信息。 5 一套完整的房屋租赁内容包括房屋租赁合同，房屋租赁选装协议， 房屋租赁配置协议， 房屋租赁其 它协议，业务人员业绩编号登记。并根据公司设计的 6 联单归档。 6 所有档案一律不得外借调阅、 除有总经理及分管副总签字外， 任何人无权借阅房屋租赁档案， 经领 导批准借阅的，要填写《档案借阅表》双方签字，归还时应及时撤条。 7 租赁档案应保持原来的原始面貌，坚决杜绝随意涂改、复制。 8 凡档案查阅借阅者，均应承担档案的安全、保密之责，查阅时档案室内严禁吸烟。 9 档案保密制度是确保档案安全的措施。档案管理人员应有良好的素质及保密意识，不得随意乱说， 不得泄密，不得自作主张修改档案，应保证档案的完整性和原始性，坚决确保不泄密。 10 档案管理人员应在档案袋外表的表格中注明编号、内容、文件数量等，让人一看清晰明了。 11 档案袋内部资料应与外表格填写目录一致，不得有误。 12 档案管理员担负着公司业务的重要责任，因此人员不宜流动。故档案管理人员应与公司签定长期 用工合同（不低于 3 年），并且每月应扣押 200-300 元工资作为岗位流动风险抵押，半年一发放，以防该岗 位人员流失。