37-协同办公系统实施方案.docVIP

PAGE PAGE 4 协同办公系统应用方案研究 一、项目背景 计算机技术、网络技术已经渗透到企业的日常工作中，大量的公文、报告、报表、数据等各类信息量越来越大，涉及到的部门、合作伙伴越来越广泛。传统的手工处理方式，文件、报表的传递方式和信息的利用方式已经不能满足企业发展的需要，影响了企业领导的决策和业务的发展。 协同办公系统正是作为这样一个信息管理系统，架起了用户之间信息的桥梁。利用已经拥有的计算机、网络资源，加快内部的信息流通与信息的有效利用,为公司各项工作提供一个良好的办公平台，提高公司的经营管理水平和工作效率。 二、协同办公系统建立目标 协同办公系统是以开放、先进的Intranet/Web技术为核心，在单位内部实现信息资源共享和流通，系统是实现应达到以下目标： （一）、为各级领导及时了解各方面情况，为宏观管理和科学决策提供高效便利的服务。 （二）、企业员工及时掌握各方面动态。 （三）、减轻办公人员劳动强度，提高工作效率。 （四）、提高工作流程的规范化和制度化。 （五）、管理并合理利用企业各方面信息资源，以促进企业业务的提升。 （六）实现企业无纸化办公，节约成本。 从公司的实际工作来说，协同办公系统的导入，可以有效的缩短公文处理的时间，减少人力、物力的损耗，提高工作效率；促进对行业信息或相关业务信息的收集、存储、检索、处理、分析，提高决策效能；还可以优化现有的管理组织结构，增强各部门、员工之间协同办公的能力，改善提高经营管理手段和管理水平。 三、系统功能模块 协同系统 协同系统 办公桌 工作流 公共事务 信息交流 人力资源 销售管理 附件程序 内部短信 内部邮件 公告通知 新闻 投票 个人考勤 日程安排 工作日志 通讯录 文件柜 新建工作 待办工作 工作查询 工作监控 工作计划 办公用品 固定资产 会议申请 图书管理 内部论坛 网络会议 聊天室 公共文件 网络硬盘 人事档案 考勤管理 劳资管理 人员考核 客户关系 销售管理 供应商 统计分析 实用信息 万年历 世界时间 协同办公系统是一个通用的信息管理平台，平台主要包含四个主要部分：个人事务、公共事务、信息交流和系统管理。 个人事务：主要是与个人办公及通讯有关的模块的整合。 公共事务：提供了公共事务与业务综合管理的相关模块，以及可自定义流程的工作流功能。 信息交流：是单位内部进行交流的有力工具。 系统管理：用于规划本单位信息系统的结构、内容。按照组织机构、业务分类、功能需要设计信息系统的菜单，按照用户所属的部门、角色、管理范围进行管理和权限指派。 通过用户权限的管理，不同身份的用户进入系统以后，可以见到、使用的功能模块是不同的，也就是说，如果没有某项功能的使用权限就不能得到相关的信息。对于单位内部的信息管理来讲，权限的管理十分重要，某些信息只能领导掌握，某些信息只能相关部门掌握。 四、基本运行环境 网络结构：局域网内部服务器（数据库服务器、应用服务器）、客户端。如需外网访问、需加防火墙。 服务器需安装Windows 2000/2003操作系统或Linux/Unix系统。 客户端只需要安装Windows 98以上的版本，使用IE5.0以上版本的浏览器。 五、实现步骤 将协同办公系统真正融入到公司的各项工作中，要有一个时间的过渡，也要有一个各部门和全体员工逐渐转变认识，逐步接受的过程。因此，协同办公系统的导入需要循序渐进地实现各项功能。在实际应用中逐步完善企业信息化平台。 （一）、硬件条件 目前公司各部门及员工已配备了较完善的电脑、打印机等办公设备，构建了企业内部局域网络，较高速率的INTERNET接入，为公司及各部门之间提供了信息共通共享的硬件平台。 （二）、全员培训 通过全员培训，使全体员工尽快掌握协同办公系统的应用流程和各项具体操作，具备相应的业务技能。同时在培训中要注重系统管理员的培训，系统管理员具备较高的硬软件知识，以满足协同办公系统的维护需要。 （三）、建立系统管理制度 协同办公系统的有效正常运行，公司公文和各种信息的快捷畅通传递，需要有一套健全完善的管理制度。通过制度的建立，明确各部门职责，加强文件和信息收发流程管理、用户的使用和权限管理、系统安全和维护管理等内容，为系统的运行提供制度的保障。 （三）、逐步推进协同办公系统的实现 1、协同办公基础功能的初步试用 目前，公司已将现试用的一款协同办公软件，在人力资源方面进行了试用，完成了经营班子满意度调查，员工对系统的运行反映良好。在此基础上，将内部信息文件共享、信息传达、非重要公文传阅等其他日常办公功能逐步投入使用，让员工认可系统，为企业信息化的顺利运行打好基础。 2、各部门相关协同办公功能的实现 （1）工作计划功能 根据每周例会各部门上报本周工作计划，经营班子通过系统随时可了解到各部门工作的进展情况、完成情